試算表 AI 自動化：Google 試算表 AI 函式與 Excel Copilot 怎麼分工

試算表的 AI 現在分成兩層：一層是側邊欄或窗格裡的助理，你用一句話請它建表、畫圖、寫公式；另一層是寫在儲存格裡的 AI 函式，一列一列把文字分類或摘要。Google 試算表兩層都有，Excel 則從 2026 年 9 月 14 日起把儲存格裡的 COPILOT 函式下架，只留 Copilot 窗格這一層。

這篇照 2026 年 9 月 15 日的官方說明頁寫三件事：兩邊各要哪個方案、官網標多少錢；清資料、分類摘要、寫公式與腳本該讓誰做；AI 函式與 Copilot 各自的額度、語言與資料限制。本文不能登入也不能實測，能力與限制都照官方文件寫，成效請你自己抽樣驗。

兩邊現在各有什麼

Google 試算表這邊有三樣東西。第一是 Gemini 側邊欄，在右上角點「Ask Gemini」開啟：官方說明頁寫它能建立表格、寫公式、產生資料分析與洞察、做圖表，也能摘要你雲端硬碟與 Gmail 裡的檔案與郵件；它還會代你執行動作，官方列的包括套用條件式格式設定、建立樞紐分析表、排序與篩選、尋找並取代、設定數字格式、插入或凍結列與欄、填滿範圍。

第二是寫在儲存格裡的 AI 函式。官方頁寫 =AI() 與 =Gemini() 兩個名字都可以用，語法是 AI("prompt",[optional range])，第一個參數是提示詞，第二個是選用的範圍。重點是它不像一般函式會自己算出答案：輸入之後要選取那些儲存格，再按「Generate and insert」才會真的產生內容，要重跑就按「Refresh and insert」。官方也提到在表格最右欄點「Insert AI column right」可以直接加一欄 AI 欄，第一個非標題列會自動帶出 AI 函式。

第三是加強型智慧填入（Enhanced Smart Fill）：官方頁說它會偵測兩個未完成欄位之間的關係，用 AI 預測剩下的值一次填好。

Excel 這邊，官網上最重要的變化是 COPILOT 函式。官方頁明寫：自 2026 年 9 月 14 日起，COPILOT 函式已無法在 Microsoft Excel 使用；那個函式原本是預覽功能，只在 Frontier 計畫與 Microsoft 365 測試人員計畫提供。舊活頁簿裡已經算好的結果會以快取值留著，但只要那一格重新計算，就會因為函式不再被辨識而回傳 #NAME? 錯誤。官方要你改用 Copilot 窗格，並說窗格支援許多相同的工作，包括摘要文字、分類資料、生成內容與從網路查資料。

Copilot in Excel 有編輯（edit）、規劃（plan）、聊天（chat）三種模式：編輯直接改活頁簿，規劃先給一份計畫讓你確認，聊天只在對話裡回答。官方平台表寫 Windows、Mac 與網頁版三種都有，iPad 只有聊天與規劃，iPhone 與 Android 只有聊天。

另外還有 Python in Excel：在「公式」索引標籤點「插入 Python」，或在儲存格輸入 =PY。官方寫程式在 Microsoft 雲端執行、結果送回工作表，函式庫由 Anaconda 提供，需要網路連線。

需要哪個方案、官網標多少錢

Google 這邊，官方的功能與方案對照表講得很直接：Sheets 的「AI function」「Enhanced Smart Fill」「Generate insights and analyze data」這三項，在 Google Workspace 需要 Business Standard、Business Plus、Enterprise Standard 或 Enterprise Plus；Business Starter 與 Frontline 不在清單裡。用個人 Google 帳戶的話要 Google AI 方案，而且同一張表寫這三項只列在 Google AI Pro 與 Google AI Ultra，Google AI Plus 沒有。

價格照 Google 台灣的方案頁：Google AI Plus 每月 NT$165、Google AI Pro 每月 NT$650、Google AI Ultra 從每月 NT$3,300 起（另一個等級是每月 NT$6,500）。Google Workspace 各版本的每人每月價格會依國家與付款方案變動，該頁的數字要在瀏覽器裡才會載入，以官網定價頁為準。

Excel 這邊，官方 FAQ 列了四種合格授權：帶 AI 額度（AI credits）方案的 Microsoft 365 個人版或家用版、Microsoft 365 進階版（Premium）、商用的 Microsoft Copilot 訂閱，或符合 Copilot Chat 資格的 Microsoft 365／Office 365 商用或企業版訂閱。Microsoft 台灣官網標的個人方案價格是：個人版每月 NT$309 或每年 NT$3,090、家用版每月 NT$419 或每年 NT$4,190、進階版每月 NT$669 或每年 NT$6,690。家用版與進階版可以和另外五個人共用，但官網同一頁寫明 AI 功能只有訂閱擁有者能用，不能分給家人。

商用方案照 Microsoft 美國官網的商用比較頁，都是年繳、每位使用者每月計價：Microsoft 365 Business Basic 7.00 美元、Business Standard with Copilot 23.50 美元、Business Premium with Copilot 32.00 美元。想在既有訂閱上加購的話，Microsoft 365 Copilot Business 這個附加元件頁面標「原價每位使用者每月 21.00 美元，現在從 18.00 美元起」，同樣是年繳，官網沒有標優惠到期日。

還有一個很常卡住人的條件寫在官方 FAQ 裡：Copilot in Excel 需要開啟自動儲存，也就是檔案必須存在 OneDrive，沒有存檔的檔案不能用。另一條是編輯功能只在「計算選項」設為自動時才支援。

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三個常見任務怎麼分工

第一類是清資料：去重、去空格、統一格式。這一類反而不該優先找 AI，因為兩邊都有規則式的內建功能，結果穩定、可重複，也不會出現幻覺。Google 試算表在「資料」→「資料清理」底下有「移除重複項目」與「刪除前後空格」，官方頁提醒值相同但大小寫、格式或公式不同的儲存格會被視為重複；把一欄拆成多欄則用「資料」→「將文字分割成多欄」。

同一個選單裡的「清理建議」會逐欄列出常見錯誤，官方點名的項目是多餘空格與重複值、加上數字格式、找出異常值、修正不一致的資料；旁邊的「資料欄統計資料」可以看單一欄的分布與摘要統計。先跑這兩個，再決定哪些欄真的需要 AI。

第二類是分類與摘要文字欄，這才是 AI 函式的主場。官方頁把用途分成五類：產生文字、摘要資訊、分類資訊、情緒分析、從 Google 搜尋取得即時資訊。下面的寫法照官方範例原文。

AI("prompt",[optional range])

=AI("Classify the preview as either a spam email or not a spam email.", D2)
=AI("Categorize the customer inquiry as a compliment, exchange request, or return request.",C2)
=AI("For the customer, write a one sentence summary of their feedback.", A2:D2)
=AI("List in bullet points the main themes of the book summary.", D2)

Excel 這邊因為 COPILOT 函式已經停用，官方頁附了一張改寫對照表，把原本的函式寫法翻成對 Copilot 窗格講的話：把第一個參數的提示詞加上第二個參數的範圍，變成一句完整指令。官方另外建議講具體、明確點名要處理的欄或範圍、先問大方向再逐步補細節。

Summarize the feedback in A2:A20
Classify each of the sentiment entries in B2:B100 and add the result in a new column
Look up upcoming holidays or major events in Seattle

第三類是寫公式與腳本。公式可以請 Gemini 側邊欄或 Copilot 窗格產生，但重複性的動作更適合寫成腳本：Google 試算表用 Apps Script，Excel 用 Office Scripts 或 VBA。Apps Script 的自訂函式有官方範例，關鍵在註解裡的 @customfunction，有這一行 Sheets 才會把它當成可以在儲存格呼叫的函式。

/**
 * Multiplies the input value by 2.
 *
 * @param {number} input The value to multiply.
 * @return {number} The input multiplied by 2.
 * @customfunction
 */
function DOUBLE(input) {
  return input * 2;
}

錄製巨集也會產生 Apps Script：官方文件寫，錄好的巨集會在繫結專案裡建立 macros.gs 與對應函式並更新資訊清單（manifest），之後可以進編輯器改；巨集只能用在與 Google 試算表繫結的指令碼。

不論公式或腳本是誰寫的，貼上去之前自己看一遍：範圍對不對、有沒有會覆蓋原始資料的動作、錯誤怎麼處理。AI 寫的程式看起來很順，順不等於對。

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一張由左至右的流程圖，共五個步驟。第一步是複製原始資料，AI 只在複本上動手，原始表保持不動。第二步是規則式清理，用試算表內建的移除重複項目、刪除前後空格、清理建議與資料欄統計資料，這些結果穩定可重複。第三步才換 AI 上場做分類與摘要，Google 試算表用 AI 函式、Excel 用 Copilot 窗格，AI 函式一次最多產生前 350 格。第四步是人工抽查，自己先標好 20 到 30 列當答案，再比對不一致的比例。第五步是確認後才輸出，把結果合併回原始表或另存成報表。圖下方兩則提醒：碰到長期額度上限會暫時不能按 Generate，要等 24 小時再試；Excel 的 COPILOT 函式自 2026 年 9 月 14 日起停用，改用 Copilot 窗格。最下方列出方案條件：Google 需要 Workspace Business Standard 以上或 Google AI Pro 與 Ultra；Microsoft 需要含 AI 額度的個人版或家用版、進階版，或商用 Copilot 訂閱。

額度與限制：你會卡在哪裡

AI 函式的限制官方頁列了一整串，挑會踩到的講：回應只有文字；函式讀不到整份試算表，也讀不到你雲端硬碟裡的其他檔案，要餵資料就得放進同一份試算表再用那個選用的範圍參數，官方說這一點強烈建議做；不能復原或重做，只能重新產生；同一份試算表不能有兩個同名函式，你自己寫的 =AI() 自訂函式會被對應到內建的 AI 函式；巢狀寫法不支援，官方舉的反例就是把 AI 函式塞進 IF 裡。

額度方面，官方頁寫 AI 函式有短期與長期的產生上限，碰到長期上限會暫時不能按「Generate」，要等 24 小時再試。一次選取多格產生時，只有前 350 格的 AI 函式會被處理，要等這批跑完再選下一批。另外如果你是透過 Box、Dropbox 或 Egnyte 搭配 Google 雲端硬碟開啟試算表，AI 函式不能產生內容。

語言是台灣使用者最該先確認的一項。官方支援語言頁的 AI 函式清單裡，中文只列了 Mandarin (zh-CN)，整頁找不到繁體中文或 zh-TW；Gemini 側邊欄的清單則只寫 Chinese，沒有再細分。官方的疑難排解也寫，看到「AI function not available」可能是方案不符，也可能是管理員設定或你的語言設定造成的。帳號語言設成繁體中文到底能不能用，以官網為準。

加強型智慧填入的條件更嚴：官方頁寫它只能偵測與支援英文的值；要觸發偵測，表格至少要有 3 個範例列、2 個不同的欄值；只在文字欄執行，數字欄與日期欄不會跑；而且只有桌面版有。

Excel 這邊，Copilot 的提示詞支援語言清單有列到 Chinese (Simplified and Traditional)，但官方同一段註明它主要以英文來源訓練，其他語言表現可能沒那麼好。Python in Excel 分兩層：合格的 Microsoft 365 訂閱可用標準運算與自動重新計算，每月另有一份 premium compute 額度，用完自動降回標準運算、月初重置；要完整的 premium compute 與手動或部分重新計算模式，得另外買 Python in Excel 附加元件授權。

平台門檻照官網：企業與商業版在 Windows 是目前通道 2408 版、Mac 是 16.96 版，家用版與個人版還在預覽（從 2405 版開始）；Excel for iPad、iPhone 與 Android 完全不支援，在這些平台可以開啟含 Python 的活頁簿，重新計算就會出錯。

資料送到哪、怎麼自己驗證

Google 的資料保護頁寫：Gemini 在文件、雲端硬碟、試算表等服務會使用你在 Google Workspace 的內容產生回應，但不會用來訓練或改進 Gemini 與其他生成式 AI 模型，未經允許也不會儲存你的提示詞與輸出。同一頁另提醒：用個人帳戶的 Workspace 使用者若把資料分享給 Gemini 應用程式或搜尋服務，那些資料會依各自的條款處理，可能被用於模型訓練。

Microsoft 這邊，Copilot in Excel 的聊天欄有「Select sources」選單，可以逐一開關資料來源，關掉的不會被使用。官方列三類：網路（回應附引用來源，管理員也能關）、工作（需商用 Microsoft Copilot 訂閱，每次開新對話都要重新確認來源）、聯合連接器（federated connectors，同樣要商用訂閱，資料送出前須經你明確同意，且只讀得到你有權限看的資料）。

模型也寫在官方 FAQ：Copilot in Excel 編輯活頁簿時支援 Anthropic 的 Claude 與 OpenAI 的 GPT 模型，可以切換或選 Auto，選擇只在當次工作階段有效。切換器需要商用 Microsoft Copilot 訂閱或 Microsoft 365 進階版，企業還要管理員先開放 Anthropic 作為子處理者。

驗證沒有捷徑。官方 FAQ 自己就寫 Copilot 產生的洞察與公式可能不正確，要在依賴之前檢查、編輯、驗證，也建議別用在財務、法律、醫療這類敏感決定。自測法是：先人工標好 20 到 30 列當答案，讓 AI 跑同一批比對不一致的比例；分類任務把類別定義寫進提示詞，摘要任務抽查原文有沒有被寫成沒說過的事。

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要讓資料自己流進試算表，那是自動化工具的守備範圍。

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