用 AI 寫企劃書與提案：結構、數字查核與版本管理

用 AI 寫企劃書，省下的是排結構、想反方與寫摘要的時間；它不能保證數字正確，也不會記得誰在什麼時候決定了什麼。可靠的分工是讓 AI 處理結構與文字，數字一律回到原始資料，每一輪修改與每一個決定都留下紀錄。

以下依序是企劃書骨架與各段的 AI 分工、排大綱與找反方的提示詞、數字溯源、執行摘要，以及版本與決策紀錄。

企劃書的骨架：每一段回答一個問題

內部提案、客戶企劃與補助申請，審查者想知道的事大致相同。《行政院所屬各機關中長程個案計畫編審要點》第五點列出計畫書應包括的事項，107 年 10 月的版本從計畫緣起、計畫目標、執行策略及方法、期程與資源需求，到預期效果及影響、財務計畫，附則還有風險管理；這一點在 114 年 2 月又修正過，現行條文以國家發展委員會公告為準。濃縮成一般企劃書，就是下表的順序。

目標與成效指標最容易寫空。把每個目標拆成三項：績效指標、衡量標準與目標值，也就是量什麼、怎麼量、做到多少才算達成。

預算段至少放一個替代方案。依預算法第 34 條，政府的重要公共工程建設與重大施政計畫，要先做選擇方案與替代方案的成本效益分析，才能編列預算；一般提案不必這麼正式，但不做或做小一點各省多少、少得到什麼，常是決策者的第一個問題。經費寫成單價乘數量，對方才能驗算。

用 AI 排大綱：先給材料，再要結構

大綱好不好，取決於你給 AI 的材料。先寫清楚背景、讀者是誰、要對方做什麼決定、預算上限與期限，再請它照骨架排；材料沒提到的地方標成待補，不讓它自己補數字。

你是協助我寫企劃書的助理。以下是背景資料：［貼上會議紀錄、需求單或訪談摘要］
讀者：［例如部門主管、客戶的採購窗口］
要對方做的決定：［例如核准試辦一季］
限制：［預算上限、期限、不能動用的資源］

請依「問題、目標、做法、資源、時程、風險、預算、成效指標」的順序排出大綱，每段列出三到五個要點。
規則：
1. 只使用我提供的資料，不要自行加入數字、統計或案例。
2. 資料不足的地方寫【待補：需要什麼資料】。
3. 最後列出你認為我還沒回答的問題。

辦公軟體內建的 AI 也能做這一步。微軟 Word 的 Copilot（AI 助理）可以從提示詞、筆記或引用的檔案起草，在對話窗格輸入「/」指定要參考的文件、郵件或會議；共用文件裡的修改會先預覽，經你核准才寫入。Google 文件的 Gemini（Google 的 AI 助理）可以在提示框輸入「@」，選取雲端硬碟的檔案當參考；側邊欄的對話在重新整理瀏覽器、關閉再開啟文件或電腦離線時會消失，要保留的大綱先插入文件。兩者都要有符合資格的方案或公司授權。

請 AI 當反方：先找漏洞，再寫風險

自己寫的企劃書最難看出漏洞。請 AI 扮演審查者、出資者或執行單位逐段提出反對意見，再由你判斷；Word 的 Copilot 也把「壓力測試想法」列為它能做的事。

請扮演［審查委員／出資主管／要負責執行的部門］，閱讀附件的企劃書草稿。
請逐段提出反對意見，每一條寫明：
- 反對的理由
- 要回應這個疑問，需要哪一種證據
- 如果疑問成立，企劃書該怎麼改

最後列出最可能讓提案被退回的三個原因。不要評論文筆，只看邏輯、證據、時程與預算。

可以從這幾個角度追問：

• 問題是否真的存在，還是只有少數個案。
• 做完這些工作，是否真的會達到目標。
• 時程有沒有漏算採購、審核與等待其他單位。
• 預算有沒有漏掉上線後的維運與授權費用。
• 做不起來時怎麼停損，誰決定喊停。

AI 的反對意見不一定成立。成立的寫進風險段，附上可能性、影響、對策與負責人；不成立的在決策紀錄寫一句為什麼不採納，下次被問到才答得出來。

每個數字回到原始資料

市場規模、成長率、成本與預估效益是企劃書最常被引用的數字，而 AI 寫出的數字可能是錯的：Copilot 生成的內容可能不正確，它也無法評估正確性；Gemini 能從雲端硬碟、Gmail 郵件或網路帶入統計與引用，帶進來的每一筆一樣要點開來源核對。

做法是另建一張數字清單，企劃書每出現一個數字就記一列：

• 數字本身，以及它在企劃書的哪一段。
• 原始出處：機關或公司、文件名稱、表號或頁碼；新聞轉述不算，要追到它引用的那一份。
• 期間與單位照原文抄，換算自己算，算式寫在旁邊。
• 發布日期與取得日期，資料更新時才知道要換哪一筆。
• 誰打開原文核對過。
• 估算的數字標明是估算，並列出假設。

官方統計可以從行政院主計總處的中華民國統計資訊網找起，它也連到各部會與縣市的統計網站；開放資料在政府資料開放平臺下載，採用《政府資料開放授權條款》的資料，引用時要附上顯名聲明，寫出提供機關、年份、資料名稱與版本號，沒有標示就視為自始未取得授權。AI 給的出處一律親自打開；找不到原文的數字，換掉或刪掉。

把 AI 的流暢回答拆成一條條可以查核的主張，方法整理在 AI 幻覺查核

要從長篇報告裡找出數字與出處，可以參考用 Claude 讀論文與長報告

問題段的證據要自己發問卷蒐集，題目偏誤與個資告知見用 AI 設計問卷與整理開放題

執行摘要最後寫

執行摘要是決策者最可能唯一讀完的一頁，要等全文定稿才寫：第一句寫要對方決定什麼，再交代問題、做法、預算總額、時程與預期成效。

以下是定稿的企劃書全文。請寫一頁以內的執行摘要：
1. 第一句寫要讀者做的決定。
2. 依序交代問題、做法、預算總額、時程、預期成效。
3. 只能使用全文已有的內容與數字，不要新增、換算或四捨五入任何數字。
4. 每個數字後面用括號註明它在全文的哪一段。

Copilot 與 Gemini 都能替整份文件產生摘要，但最後一步要自己做：摘要的每個數字都到全文搜尋，必須一字不差找得到，核完再刪括號註記。

提案要做成簡報，可以接著看 AI 做簡報的工具與流程

版本與決策紀錄

版本紀錄回答改了什麼，決策紀錄回答為什麼改，兩份分開記，交接或被追問時才說得清楚。

檔案的版本交給編輯軟體。Google 文件有編輯權限的人，按右上角的「上次編輯」圖示就能查看、還原或複製舊版本；系統有時會合併修訂版本，送審、定稿這類節點要「為這個版本命名」，命名版本不會被合併，每份文件最多 40 個。Word 的版本歷程記錄只適用於存在 OneDrive 或 SharePoint（微軟的雲端儲存與協作服務）的檔案，個人帳戶可取回最近 25 個版本，公司或學校帳戶看文件庫設定。多人審稿時，Word 用追蹤修訂、Google 文件用「建議」模式；另存新檔時，檔名寫上日期與狀態（草稿、送審、定稿），不要只寫最新版。

決策紀錄可以是一張表，每做一個決定記一列：

• 日期，以及決定了什麼。
• 理由與依據，連到數字清單的那一列。
• 誰提出、誰拍板。
• 放棄的方案，以及放棄的原因。
• 影響企劃書的哪幾段，改在哪一個版本。

送出新版時，附一張修正內容對照表，列出改了哪幾段、為什麼改、對應哪一筆決策。

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