用 AI 寫公文與簽呈：格式、用語與核稿重點

用 AI（人工智慧）寫公文可以，但它只能當起草助手：把交辦事項濃縮成一句主旨、把冗長來文摘成幾點說明、把口語改成公文用語，這些適合交給它；期限、法條、數字、機關名稱這些地方，要由承辦人對照原件逐項核對。

以下依公文程式條例、行政院文書處理手冊（民國 112 年 9 月版）與生成式 AI 參考指引，整理公文的類別、結構與用語，再談 AI 與人工的分工、不能輸入的資料與起草提示詞。服務機關另有內部規範的，以機關規定為準。

公文有哪幾種：先分清楚函與簽

公文程式條例第 2 條把公文分成六類：令用於公布法律、任免與獎懲官員，以及總統、軍事機關、部隊發布命令；呈是對總統呈請或報告；咨是總統與立法院、監察院之間往復；函用於機關之間，以及人民與機關之間的申請與答復；公告是機關對公眾宣布；最後是其他公文。業務上常寫的是函，以及屬於其他公文的簽。常說的簽呈並不是條例或手冊規定的公文類別，指的就是簽：承辦人員就職掌事項向上陳述、請示或建議，供長官瞭解案情、作出抉擇。

簽與稿的擬辦方式有三種：政策性或重大興革等案件先簽後稿，案情需要另外說明的簽稿併陳，案情簡單或例行承轉的以稿代簽。公務上不須正式行文的聯繫、洽詢與通知，可以改用電子郵遞。

這類往來的寫法接近商務信件，可參考 用 ChatGPT 寫 Email：中英文商務信件範本與提示詞。

函與簽的結構：主旨、說明、辦法

函的主旨是全文精要，寫行文目的與期望，具體扼要、不分項；說明交代事實、來源或理由；辦法列出對受文者的具體要求，可依內容改稱建議、擬辦或核復事項。三段得靈活運用，可用一段完成的不必湊成兩段、三段，請 AI 起草時要把這句寫進指令。訂有辦理或復文期限的，期限寫在主旨裡；「請查照」「請核示」這類概括的期望語放進主旨，不在辦法段重複。

簽的三段是主旨、說明、擬辦。擬辦是重點，要提出具體處理意見，不能只寫「可否照准」「究應如何辦理」。各段要截然劃分：說明不提擬辦意見，擬辦不重複說明，拿到 AI 草稿先檢查這兩處。

版面不必交給 AI：手冊規定公文用紙採 A4，字型、字體大小與行距得參考政府文書格式參考規範（105 年 4 月修正），例如函的機關全銜 20 點字、受文者與主旨、說明 16 點字，這些交給公文系統或範本。分項標號依序是一、(一)、１、(１)，括號用半形；中文及中文裡的標點用全形，阿拉伯數字、外文字母及外文裡的標點用半形。

用語：期望語、稱謂與數字

期望、目的及准駁用語有請、希、查照、鑒核或核示、備查、照辦、應予照准、未便照准等，准駁與建議要明確肯定。手冊的作法舉例裡，上行文（內政部致行政院）的函以「請鑒核」作結，下行文以「請查照」作結，平行文（行政院致立法院）寫「請查照審議」；兩種簽的作法舉例，主旨都以「簽請核示」作結。直接稱謂照雙方關係選：

• 有隸屬關係：上級對下級稱「貴」，下級對上級稱「鈞」，自稱「本」。
• 沒有隸屬關係：同一層級稱「貴」，對上級稱「大」，自稱「本」。
• 機關首長之間：下級對上級稱「鈞長」。
• 機關對屬員稱「臺端」，對人民稱「先生」「女士」或「君」「臺端」，對團體稱「貴」；行文公司時寫「貴公司」，不寫「貴司」。

摘敘來文時，直接語氣要改成間接語氣，「貴」「鈞」改成機關名稱、「本」或「該」，這可以交給 AI，改完再確認對象沒有換錯。數字方面，日期、發文字號、計量與統計數據用阿拉伯數字，描述性用語與慣用語如「一律」「星期一」用中文數字；文書記載年份以國曆為準，外文或譯件才得用西元紀年：函的發文日期與簽的簽辦日期一定用國曆年，內文提到的年份可以視需要用民國或西元，但全篇要一致，或兩種並列加註，草稿裡民國、西元混用的地方要統一。

錯別字、全形半形與用語前後不一致，可以先請 AI 列出來再逐條決定，做法見 用 AI 校稿：錯字、用語一致與繁簡轉換的陷阱。

哪些交給 AI，哪些一定要人核

手冊的擬稿與閱稿要求本身就是核對清單：引述人名、地名、日期、數字、法規條文要詳加核對，閱稿要看程式、數字、名稱、標點與引用法規是否正確。生成式 AI 參考指引也要求，AI 產出的資訊要由業務承辦人就風險做客觀、專業的最終判斷，不得以未經確認的內容直接作成行政行為或作為決策唯一依據。

法條最需要提防，生成式 AI 可能產出不存在的資訊，條號也不例外。寫進公文的條號，要到全國法規資料庫確認條、項、款與修正日期，也看條文是否已刪除或尚未施行。

怎麼把 AI 的回答拆開逐項查證，見 AI 幻覺（Hallucination）是什麼？把流暢回答拆成可查主張。

機密與內部資料：哪些不能輸入 AI

行政院及所屬機關（構）使用生成式 AI 參考指引由國科會研擬，其中三點直接管到寫公文：製作機密文書應由業務承辦人親自撰寫，禁止使用生成式 AI；不得向生成式 AI 提供涉及公務應保密、個人及未經機關同意公開的資訊，也不得詢問可能涉及機密業務或個人資料的問題；使用生成式 AI 輔助業務時應適當揭露。

機密文書指國家機密文書（絕對機密、極機密、機密）與一般公務機密文書（密）。不得輸入應保密資訊這一點有但書：封閉式地端部署的模型，確認系統環境安全後，可依機密等級分級使用；親自撰寫機密文書則沒有但書。指引適用行政院及所屬機關（構），公營事業、公立學校、行政法人與政府捐助的財團法人得準用。保密義務本身寫在公務員服務法第 5 條：對於機密事件，無論是否主管事務，均不得洩漏，離職後亦同。

非機密的案件，先把人名、身分證字號、地址、未公開的金額與決策換成○○或代號，只讓 AI 處理句型與結構；拿不準的先當作不能輸入，問過單位主管再說。

單位要訂自己的 AI 使用規則，可以參考 公司裡用 AI 的規範：資料外流與合規。

起草提示詞：把規則寫進指令

上面的規則可以直接寫進提示詞。以下是範本，方括號換成自己的內容，案情只放去識別後的版本：

你是協助公務員起草公文的助手，只產出草稿，不做最後判斷。
文別：[函／簽／書函]
行文對象與關係：[上級機關／平行機關／下級機關／民眾]
案情摘要（已去識別）：[交辦事項或來文重點]
期限：[有就寫，沒有寫「無」]

請依行政院文書處理手冊的寫法：
一、函用「主旨、說明、辦法」，簽用「主旨、說明、擬辦」；一段寫得完就只寫主旨。
二、主旨一句完成、不分項，有期限寫進主旨，句尾加上合乎行文對象的期望語。
三、說明與辦法分項時，每項只講一件事；簽的說明不寫建議，擬辦不重複說明。
四、引述來文改成間接語氣，稱謂依雙方關係使用貴、鈞、大、本、該。
五、年份用民國紀年、全篇一致，日期、數量與統計數據用阿拉伯數字。
六、不要自行補上法規條號、金額、日期、機關全銜或發文字號，需要的地方寫【待核：內容】。
最後另列清單，標出草稿中所有需要人工核對的期限、法條、數字與機關名稱。

第六項最關鍵：與其讓 AI 猜一個看起來合理的條號或日期，不如留下【待核】由人回原件填寫。草稿照上表核對後再送核稿，判行照機關的分層負責辦理。

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