用 ChatGPT 寫 Email：中英文商務信件範本與提示詞

用 ChatGPT 寫商務信，成品好不好，多半在你送出前那一段提示詞就決定了：有沒有講清楚我是誰、寫給誰、要對方做什麼、語氣多重。只打「幫我寫一封催款信」，它只能給你一封誰都能寄、也誰都不會回的萬用信。OpenAI 自己的寫作教學講的也是同一件事：先給它原始材料，說清楚限制與格式，要它附主旨、簡短的開頭與明確的下一步，然後用具體的回饋一輪一輪修，而不是整封重來。不管你搜的是 Email AI 還是寫信 AI，決定成品的都是這段提示詞。

這篇先給一個七部件的提示詞骨架，再照台灣上班族最常寫的六種信，各給一組「提示詞全文、示範產出、常見追問」：中文的請款或請假、向客戶道歉與補救，英文的詢價或詢問合作、催款或催進度、婉拒，以及寫給日本客戶的英文信該怎麼拿捏禮貌層級。後半講怎麼把自己以前寫過的信貼進去當範例、用 Canvas 逐段改、用專案或自訂指令固定簽名檔與語氣，還有哪些東西不該貼。所有範本都是依提示詞寫出的示範，收件人與公司一律用代號，寄出前請換成你自己的細節。還沒用過 ChatGPT 的人，先看入門篇把帳號與第一個對話弄好。

ChatGPT 新手入門：註冊、免費與付費差別、第一個對話

寫信提示詞的固定骨架：七個部件

寫信的提示詞不必長，但七件事要到齊：我是誰、收件人是誰、這封信的目的、一定要包含的三個點、語氣、長度、格式。前四個是它猜不到的事實，後三個是它預設值常常不對的地方。OpenAI Academy 的提示教學把這些歸納成幾條：講清楚任務、給誰看、為什麼重要；給背景與材料；描述理想的輸出，包括角色、讀者與呈現方式；引導語氣與格式；想要幾個版本就直接說。套到寫信，就是下面這個模板，把括號裡的字換掉就能用：

1. 我是誰：「我是〔公司類型〕的〔職稱〕，負責〔業務〕。」職稱決定它用什麼身分說話。
2. 收件人是誰：「收件人是〔對方公司代號〕的〔角色〕，我們〔第一次聯絡／合作兩年／上週才通過電話〕。」關係決定客套話的多寡。
3. 目的：「這封信要讓對方〔做一件具體的事〕。」一封信一個目的，兩個目的就拆成兩封。
4. 一定要包含的三個點：「內文一定要提到：一、……；二、……；三、……。」這是信的骨頭，你不給，它就編。
5. 語氣：「語氣〔客氣但立場清楚／溫和但要表達急迫／正式且不帶情緒〕。」兩個形容詞加一個「但」，比單一個「專業」精準得多。
6. 長度：「〔三句話以內／120 個英文字以內／不超過兩段〕。」不講長度，它預設偏長。
7. 格式：「附一行主旨；開頭一句直接講事情；結尾寫清楚希望對方什麼時候、做什麼；用段落不用條列；簽名檔留空。」

骨架後面再加一句「資訊不夠先問我，不要自己補」，它會停下來問你缺的日期或金額，而不是編一個。七個部件不用每次都齊，但你沒給的那一格，它就用最通用的說法填，成品讀起來就像 AI 寫的。提示詞用中文寫就可以，要英文信只要說「用英文寫」，背景用中文交代反而更精確。下面這張圖把七個部件與「寫、追問、貼回自己的版本」三步收在一起。

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左邊是一個大框，代表送出前的提示詞，以英文詢價信為例，由上而下疊著七塊。一、我是誰：台灣消費電子品牌的採購專員。二、收件人是誰：越南線材廠 C 公司的業務團隊，從沒聯絡過。三、目的：拿到 USB-C 線的報價與交期。四、一定要包含的三個點：要多少、要哪些資訊（單價、最低訂購量、交期）、規格表可提供。五、語氣：有禮但直接，不要恭維。六、長度：120 個英文字以內。七、格式：一行主旨、開頭一句講目的、結尾要對方哪天前回覆、簽名檔留空。前四塊是它猜不到的事實，後三塊是它預設值常常不對的偏好。右邊是送出後的三步。一、寫：送出，拿到第一版，七塊都在同一則提示詞裡。二、追問：在同一個對話裡修，只改那一句其他不動、縮到幾個字以內並刪掉客套句、給三個主旨或三種結尾我來挑、貼上對方的信照同一個禮貌層級回；背景、三個點、範例都還在對話裡，不用重打。一條箭頭從追問繞回第一版，標示不滿意就再追問，不要整封重來。三、貼回自己的版本：自己讀一遍，刪掉萬用句，加一句只有你知道的細節；核對日期、金額與附件名稱；滿意的版本存進專案，當下次的範例。底下註明：客戶名稱、金額、發票號一律用代號，寫好再自己填回去。

中文信：請款或請假、向客戶道歉與補救

中文商務信最常出的問題是太客套、太長。台灣的公司內部信與客戶信多半直接講事情：一句稱呼、一句說明就進正題，結尾講清楚要對方做什麼。第一組是向客戶請款，把三個點與收件人換掉，同一個骨架就是請假信。

提示詞：我是一家設計公司的專案經理，收件人是客戶 A 公司的行銷窗口林小姐，我們合作半年，關係良好。這封信要請對方在月底前完成 8 月款項的支付。內文一定要提到：一、8 月的請款單與發票已隨信附上；二、依合約付款期限是 9 月 30 日；三、若請款流程需要補任何文件請直接告訴我。語氣客氣但明確，不要一直道歉。五句話以內，附一行主旨，開頭一句直接講事情，結尾寫清楚希望對方什麼時候回覆，用段落不用條列，簽名檔留空。

• 示範產出，主旨：8 月請款單與發票，請於 9 月 30 日前付款
• 林小姐您好，8 月的請款單與發票已隨信附上，請查收。
• 依合約，本期款項的付款期限為 9 月 30 日，再麻煩協助安排。
• 若貴公司的請款流程需要補任何文件，請直接告訴我，我當天處理。
• 收到後請回覆一聲，謝謝。

常見追問：「第二句太硬，改成提醒的口吻，其他不動」「附件改成雲端連結，幫我加一句連結在下面」「請假版本：收件人改成我的主管，三個點換成請假日期與天數、原因一句話、工作交接給誰，語氣客氣但不用一直道歉，三句話以內」。

第二組是向客戶道歉。道歉信最容易寫壞：不是道歉太多、講不清楚怎麼補救，就是解釋一堆原因像在推卸責任。提示詞裡要把「原因講多少」與「補救方案是什麼」明講。

提示詞：我是一家網路商店的客服主管，收件人是客戶 B 先生，他上週訂購的商品出貨延誤了 5 天，昨天在客服信箱抱怨。這封信要讓他接受我們的補救方案。內文一定要提到：一、明確為延誤道歉，不找藉口，原因用一句話帶過；二、補救方案是這次運費全退並附一張 200 元的折價券；三、商品已在今天寄出，並附追蹤碼。語氣誠懇但不卑微，不要用「造成您的不便」這種套話。三段以內，附一行主旨，簽名檔留空。

• 示範產出，主旨：您的訂單已寄出，以及我們的補救方案
• B 先生您好，這次出貨比承諾的日期晚了 5 天，是我們倉庫排程的疏失，向您道歉。
• 商品已在今天寄出，追蹤碼是【追蹤碼】。這次的運費會全額退回原付款方式，另附一張 200 元折價券，下次結帳可直接使用。
• 收到商品後若有任何問題，回覆這封信就能直接找到我。

常見追問：「第一段改成先講商品已經寄出，再道歉」「退款那句講得更具體，幾個工作天會到帳」「整封縮成一段，我要放進 LINE 官方帳號的訊息裡」。

英文信：詢價或詢問合作、催款或催進度

英文商務信在台灣最常見的毛病，是把中文的客套直接翻過去，變成一封又長又不知道要對方做什麼的信。提示詞裡直接寫「用簡單、直接的商務英文，不要過度禮貌」並限制字數，通常一次就好很多。第三組是第一次聯絡的詢價信，詢問合作只要換掉三個點。

提示詞：我是台灣一家消費電子品牌的採購專員，收件人是越南線材廠 C 公司的業務團隊，我們從沒聯絡過。這封信要拿到報價與交期。內文一定要提到：一、我們要 5,000 條 1 公尺、印我們 logo 的 USB-C 線；二、需要單價、最低訂購量與交期；三、規格表可以提供。用英文寫，語氣有禮但直接，不要恭維。120 個英文字以內，附一行具體的主旨，開頭一句講清楚目的，結尾請對方在 9 月 20 日前回覆，簽名檔留空。

• 示範產出，Subject: Quotation request: 5,000 custom USB-C cables
• Dear Sales Team,
• I am a purchasing specialist at a Taiwanese consumer electronics brand, and I am writing to request a quotation for 5,000 one-metre USB-C cables printed with our logo.
• Could you please send us the unit price, minimum order quantity and current lead time? I can share the full spec sheet as soon as you confirm this is within your range.
• It would help our planning to have your reply by 20 September.
• Best regards,

常見追問：「交期那句改成問有沒有現貨」「加一句我們預計每季重複下單，但不要顯得在談判」「合作提案版本：三個點換成我們是誰、為什麼找上他們、希望安排一通 30 分鐘的線上會議」。

第四組是催款，這種信的難處在於要讓對方感覺到急迫，又不能把合作關係催壞。提示詞裡要講清楚這是第幾次提醒、逾期多久，還要給對方台階。

提示詞：我是一家軟體公司的客戶經理，收件人是客戶 D 公司的財務窗口 Mr. Lee，我們合作一年。這封信要催 7 月的款項，已經逾期 15 天，上週寄過一次提醒沒有回音。內文一定要提到：一、發票號碼與金額用【發票號】【金額】代替；二、原定付款日是 8 月 31 日；三、如果已經付款請忽略，如果有困難請告訴我們可以怎麼配合。用英文寫，語氣溫和但要讓對方感覺到急迫，不威脅。100 個英文字以內，主旨要讓人一眼看出是第二次提醒，簽名檔留空。

• 示範產出，Subject: Second reminder: invoice 【發票號】 now 15 days overdue
• Dear Mr. Lee,
• I am following up on invoice 【發票號】 for 【金額】, which was due on 31 August and is now 15 days overdue. I sent a first reminder last week but have not heard back.
• If the payment has already been made, please ignore this message. If anything is holding it up, let me know and we will do our best to accommodate.
• Could you confirm the expected payment date by Friday?
• Kind regards,

常見追問：「這是第一次提醒，主旨與第一段改溫和一點」「催進度版本：款項換成延遲的交付項目，第三點改成問新的預計完成日與需要我們配合什麼」「加一句提到合約的付款條款，語氣不變」。

英文信：婉拒，以及寫給日本客戶的禮貌層級

第五組是婉拒。中文使用者寫英文婉拒信常常繞到第三段才說不，對方讀完還以為有機會。提示詞要明講：答案要清楚，理由只給一個，並說要不要留未來合作的門。

提示詞：我是一家行銷顧問公司的負責人，收件人是潛在客戶 E 公司的創辦人 Ms. Chen，上週開過一次會，她希望我們接下一個下個月就要上線的案子。這封信要婉拒，但留下未來合作的可能。內文一定要提到：一、感謝她的信任與上週的說明；二、婉拒的理由是現在的檔期無法在她的時程內做到我們要求的品質，只講這一個理由；三、如果時程能延到第四季，或需要我推薦其他團隊，都歡迎再聯絡。用英文寫，語氣溫暖但答案明確，不要在第一段就道歉，也不要留下模糊的空間。100 個英文字以內，簽名檔留空。

• 示範產出，Subject: Re: Launch campaign proposal, our availability
• Dear Ms. Chen,
• Thank you for walking us through the project last week and for considering us for the launch.
• After reviewing our schedule, I have to decline this time: with the launch set for next month, we would not be able to deliver at the standard you should expect from us.
• If the timeline moves to the fourth quarter, I would be glad to revisit this. I am also happy to recommend other teams if that would help.
• Warm regards,

常見追問：「decline 太直接，改成 we are not able to take this on，其他不動」「刪掉推薦其他團隊那句」「給我三種結尾，一個熱情、一個中性、一個簡短，我來挑」。

第六組是給日本客戶的英文信，禮貌層級與歐美客戶不同：稱呼用姓氏加 san，開頭多一句問候或感謝，結尾多一句「今後也請多指教」的意思，段落短、每段一件事，而且不在信裡逼對方立刻決定。這些慣例要在提示詞裡明講，因為它預設的英文商務信是美式的直接風格。

提示詞：我是台灣一家零件供應商的業務，收件人是日本客戶 F 公司採購部的 Tanaka-san，合作三年，一向由他的部門下單。這封信要通知下個月起單價調漲 8%，並請他確認。內文一定要提到：一、感謝三年來的合作；二、調漲原因是原料成本上升，10 月 1 日起生效，並附新價格表；三、理解這需要他內部討論，請他方便時告訴我們預計的回覆時間。用英文寫，語氣依日本商務習慣：正式、謙和、不催促，稱呼用 Tanaka-san，開頭一句問候，結尾表達期待繼續合作。不超過四段，每段兩到三句，簽名檔留空。

• 示範產出，Subject: Notice of price revision from 1 October
• Dear Tanaka-san,
• I hope this message finds you well. Thank you for your continued support over the past three years; we truly value our relationship with F Company.
• I am writing to let you know that, due to rising raw material costs, we will need to revise our unit prices by 8% from 1 October. The updated price list is attached for your reference.
• We understand this will require discussion on your side. Whenever convenient, could you let us know when we might expect your feedback?
• Thank you again for your understanding. We look forward to continuing to work with you.
• Sincerely,

常見追問：「太美式了，把 I am writing to let you know 改得更委婉，並在調漲那段先表達歉意」「把整封信的禮貌程度分成三級各給一版，我要挑最接近對方上一封信的那一級」「這是對方上一封信，請照他的正式程度回」。最後那一句是給日本客戶寫信最可靠的做法：把對方的信貼進去，要它用同一個禮貌層級回，比你自己形容「要很有禮貌」準得多。

貼舊信當範例、用 Canvas 逐段改、用專案固定簽名檔

骨架寫得再細，還是不如一封你以前寫得不錯的信。OpenAI Academy 的自訂教學建議直接提供你的寫作樣本，要它「照這個風格寫新的草稿」，模仿語氣、節奏與結構。做法是在提示詞最後加一段：「下面是我之前寫給同一類客戶的信，請照它的語氣、開頭與結尾方式寫，內容照上面的三個點」，然後貼上舊信，客戶名稱與金額先換成代號。貼兩到三封效果更穩，但格式要一致，它會照範例的樣子回。提示詞篇的原則三講的就是這件事。

提示詞入門：把問題問清楚的五個原則，改前改後對照著學

第一版出來後，改信不要整封重來。ChatGPT 的 Canvas 是一個與對話並排的編輯區，依 OpenAI Academy 的說明，在對話框輸入 /canvas，或按加號選 Canvas 就能打開。你可以直接在裡面改字、選取某一段要它只改那一段，也有內建的「建議修改（Suggest edits）」「調整語氣與長度」「潤飾（Polish）」工具，還有版本紀錄可以退回前一版。寫信最實用的是選取一句話之後說「這句改得更委婉」，其他段落不會動。Canvas 的完整用法另有一篇。

ChatGPT Canvas 改版後怎麼改稿：用寫作區塊與程式區塊逐段修文章、改小腳本

每封信都要重打「我是誰」與簽名檔很煩，兩個地方可以固定。自訂指令（Custom instructions）是整個帳號的固定說明，依 OpenAI Academy，從個人頭像的「個人化（Personalize）」進去設定，每個新對話都會讀，適合放你的職稱、公司類型、慣用語言與「英文信一律簡短直接、簽名檔用這一段」這類通用偏好；專案（Projects）則是把指令、檔案與對話收在同一個工作區，從左側選單的 Projects 建立，專案指令只在這個專案內生效，適合放某一個客戶的背景、你們往來的舊信與這個客戶專用的簽名檔。建議的分法是：自訂指令放「我」，專案放「這個客戶」。設定路徑以你看到的介面為準，兩個功能各有專篇。

ChatGPT 自訂指令與記憶功能：讓它記住你的偏好，每次都用台灣繁體中文回答

ChatGPT Projects：把檔案、指令與對話收在一個工作區

但貼之前先想一件事：這些對話會離開你的電腦。客戶的姓名、電話、Email、身分證字號、合約金額、內部爭議的細節（誰的責任、誰說了什麼）都不需要出現在提示詞裡，信寫好再自己填回去。做法很簡單：用代號取代，「客戶 A 公司」「林小姐」「【金額】」「【發票號】」，這篇的六組範本全部這樣寫，ChatGPT 照樣能寫出通順的信。公司配發的帳號通常有自己的規定，先問清楚；個人帳號的資料訓練設定怎麼關，另有一篇檢查表。

用 AI 前先關這些：ChatGPT、Claude、Gemini 的資料訓練與隱私設定

英文信的三個常見錯與怎麼要它修

• 太長：它預設會寫三到四段，每段都有一句客套。修法：「縮到 80 個英文字以內，保留主旨、目的與下一步，刪掉所有客套句」。OpenAI 的寫作教學給的追問範例是 shorten by 25% and clarify the final call to action，指定比例與保留的部分，比「改短一點」有效。
• 太客氣到不清楚：滿篇 would you possibly、if it is not too much trouble，對方讀完不知道你要什麼。修法：「每一段第一句就講重點，把 I was wondering if 改成 Could you，結尾明確寫出希望對方做什麼、什麼時候」。
• 主旨空泛：Inquiry、Follow up、Hello 這種主旨在對方的收件匣裡等於沒有。修法：「給我五個主旨，每個包含一個具體的名詞加一個動作或日期，10 個英文字以內」。

這三個修法都在同一個對話裡追問就好，不用重貼提示詞。改到滿意之後，把最終版貼回去說「以後這類信照這封寫」，或直接存進那個客戶的專案當範例，下次就從第二版開始。

六種情境對照表

• AI 工具
• 效率工作
• 對話助理