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用 AI 管理 Email：分類、摘要與草稿的工作流

用 AI 管理電子郵件，省時間的是把收件匣拆成收信、分類、摘要、草稿、人工確認五段，而不是叫它幫你寫信。這篇對照 Gmail、Outlook 與 Apple 郵件的分類、摘要與草稿功能：各要哪個方案、官網列的價格、繁體中文在不在語言清單裡、訓練聲明怎麼寫，再看 Superhuman、Shortwave 與即將關閉的 Notion Mail，附三段提示詞與兩週自測流程。

更新日期: 閱讀時間約 8 分鐘

一封信從漏斗落下後被分到三個托盤，右邊接著一個打勾的方框，代表分類、摘要與人工確認
圖片：Mokaair (© Mokaair)

用 管理電子郵件，省時間的不是「請它幫我寫信」，而是把收件匣拆成收信、分類、摘要、草稿、人工確認五段，每一段交給合適的工具，最後一段留給自己。Gmail、Outlook 與 Apple 郵件都把中間三段做進了內建功能，門檻卻各不相同。

這篇把三家攤在同一張表上對照：各要哪個方案、官網列的價格、繁體中文在不在語言清單裡、官方對訓練資料怎麼寫，再看三款專門的 AI 郵件軟體，附三段提示詞與一套自測流程。

一條工作流：收信、分類、摘要、草稿、人工確認

把收件匣當成一條輸送帶，AI 只在中間三段幫得上忙，兩端仍是人的工作；拆成五段，某一段卡住時你才知道要調哪裡。

  • 收信：先處理來源，退訂用不到的電子報、把系統通知導到別的信箱。
  • 分類：讓信自己排隊，有的靠固定分頁，有的靠 AI 判優先度。
  • 摘要：把長串對話壓成幾行。這是最穩的用途，原文就在旁邊，錯了馬上看得出來。
  • 草稿：把重點展開成句子。格式與語氣交給它，事實與承諾自己填。
  • 人工確認：寄出前盯數字、日期、金額與收件人，官方文件都寫生成內容不保證正確。
五段流程圖，從收信到分類、摘要、草稿，最後回到人工確認，每一段標出三家內建功能的名稱與門檻
由左往右看：AI 只接中間三段，兩端仍是人的工作；每一格下面是 Gmail、Outlook、Apple 郵件各自的做法。 · 圖片：Mokaair (© Mokaair)
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一條由左往右的流程：收信、分類、摘要、草稿、人工確認。收信與人工確認兩段是人的工作，中間的分類、摘要、草稿三段可以交給 AI。下半部是三家內建功能的對照表：Gmail 的分類是預設版面的分頁 5 類，摘要是 AI Overview 但官方語言清單只有 8 種、不含中文，草稿是「幫我寫」，摘要免費而草稿要方案；Outlook 的分類是焦點與其他兩個分頁，摘要是 Summary by Copilot，草稿是 Draft with Copilot，都需要 Copilot 授權；Apple 郵件的分類是郵件分類 4 類，摘要是郵件摘要，草稿是個人化智慧回覆，門檻在支援的裝置與語言。最下方提醒：匯款與帳號變更、密碼與驗證碼、法律與人事回覆不要交給 AI，而且摘要最常漏掉否定句與附帶條件。

分類：三家內建的分法不一樣

Gmail 用固定分頁：預設版面把信分到主要、社交、促銷、最新快訊、論壇 5 個類別，在設定裡選「預設」再按「自訂」挑要顯示哪幾個；官方說明註明你不能自建類別，分錯的信拖到正確分頁讓它學。另一個標示 beta 的 AI Inbox 分頁會挑出建議待辦與主題，但不看垃圾信與你封存、刪除、靜音的信，也不支援附件與加密信；條件也緊，只在美國、只有英文，個人帳號要 Google AI Plus、Pro 或 Ultra，公司帳號要 Workspace Enterprise Plus 並開啟 Gemini Beta，開啟後第一批待辦最多等 7 天。

Outlook 分兩層。焦點收件匣把信分成「焦點」與「其他」，Windows 版只支援 Microsoft 365、Exchange 與 Outlook.com 帳號。Prioritize my inbox 則在信件送達的同時判定高、中、低優先度，官方寫明與投遞平行處理、不會讓信變慢；你要先給一條高優先指示它才開始運作，之後閱讀窗格會寫出判定理由。要注意它只評估開啟功能之後收到的新信，也不看收件匣以外資料夾的信、會議邀請與看不到內容的加密信。

Apple 郵件的分類和 Apple Intelligence 是兩件事：郵件分類把信分成主要、交易、更新、促銷 4 類，官方註明不是所有國家或地區都有；判優先度的「優先訊息」才屬於 Apple Intelligence。

摘要與草稿：誰能用、要多少錢、有沒有中文

Gmail 的對話摘要在長串信最上方按「Summarize this email」就生成，有截止日的事項可按「Remind me」變成提醒。門檻是三家裡最低的：官方寫「所有 Gmail 使用者全球可用」、不必另外付費，但要在設定裡打開智慧功能開關。限制在語言：官方清單上摘要與「幫我寫」都只列 8 種語言，英、法、德、義、日、韓、葡、西，沒有中文。「幫我寫」還要有合格的 Workspace 或 Google AI 方案才全球可用，只用個人帳號僅限美國；美國區個人方案是免費 0 美元，Google AI Plus、Pro、Ultra 每月 4.99、19.99、99.99 美元起；Workspace 各版方案的每位使用者價格由官網動態載入，以官網為準。

Outlook 的摘要附編號引用、可摘要 PDF 與 Word 附件，草稿是 Draft with Copilot、潤稿是 Coaching by Copilot，都要官方所寫的「Microsoft Copilot（work）授權」。個人版 Microsoft 365 Personal、Family、Premium 每月 9.99、12.99、19.99 美元，年繳 99.99、129.99、199.99 美元，桌面版 App 內含 Copilot；公司版 Business Standard 與 Business Premium 的 Copilot 版本年繳每人每月 23.50 與 32.00 美元，單買加購原價 21.00 美元、促銷 18.00 美元到 2026 年 12 月 31 日。Copilot 只在主要信箱運作，共用與委派信箱不支援。

Apple 這三項都屬於 Apple Intelligence，不用方案買，看的是裝置與語言：官方列的裝置包含 iPhone 16 以上機種、iPhone 15 Pro 與 Pro Max、M1 以上的 iPad 與 Mac，裝置語言與 Siri 語言要設成同一個支援語言。語言清單 16 種明列 Chinese (traditional)，是三家裡唯一在郵件功能上寫明支援繁體中文的。摘要與優先訊息自 iOS 26 起提供，iOS 27 再加上個人化智慧回覆；官網另註明在中國大陸購買的裝置目前無法使用。

以上價格都取自各官網的美國區頁面、以美元計，台灣區定價以官網為準。帳號在這些門檻外面也有辦法：把信的重點貼進一般的聊天式 AI 產生草稿再貼回信箱，沒有方案限制、繁體中文一定能用。

提示詞一：把一長串信壓成三行摘要與待辦 · text
下面是一串電子郵件往來，請用繁體中文整理成三個部分，不要加入信裡沒有的資訊：
1. 三行以內的結論：這串信最後決定了什麼、還沒決定什麼。
2. 待辦清單：每一項寫成「誰、做什麼、期限」，信裡沒寫期限就寫「未指定」。
3. 我需要回覆的問題：只列直接問我的問題，逐字引用原句。
如果某一項在信裡找不到依據，直接寫「信中沒有提到」，不要推測。

【把信件內容貼在這裡】
提示詞二：把重點展開成一封可以寄出的回信草稿 · text
請用繁體中文寫一封回信草稿。
我的身分：〔公司類型的職稱〕。收件人：〔角色與關係，例如合作兩年的客戶窗口〕。
這封信要對方做的事：〔一件具體的事〕。
一定要寫進去的三點：〔第一點〕／〔第二點〕／〔第三點〕。
語氣：〔正式／一般商務／親切〕。長度：〔字數上限〕。
規則：不要替我承諾日期、金額或責任歸屬，這些用〔待填〕標出來讓我自己填。
請附主旨，並在最後一段寫明我希望對方在什麼時候之前回覆什麼。
提示詞三：請 AI 歸納分類規則，而不是叫它代你收信 · text
我要整理收件匣。下面是我最近一週收到的信件主旨與寄件者網域清單。
請用繁體中文，依照「同一類信的共同特徵」分成不超過六組，每一組給我：
- 組名（四個字以內）
- 判斷條件（寄件者網域、主旨關鍵字、有沒有附件，寫成我可以照著設定的條件）
- 這一組信應該採取的動作：立刻處理／稍後處理／只封存不讀
不要替我判斷個別信件的重要性，只要歸納出條件。

【把主旨與寄件者清單貼在這裡】
三家內建郵件 AI 的分工與門檻，方案、語言與價格依 2026 年 9 月 15 日各官網頁面。
這一段GmailOutlookApple 郵件
固定分類預設版面五個分頁焦點與其他郵件分類四類
AI 判優先度AI Inbox，betaPrioritize my inbox優先訊息
對話摘要AI OverviewSummary by Copilot郵件與訊息摘要
寫草稿「幫我寫」Draft with Copilot個人化智慧回覆
要什麼Workspace 或 Google AI 方案Copilot（work）授權支援的裝置與語言
繁體中文清單沒有中文含 Chinese (Traditional)含 Chinese (traditional)

專門的 AI 郵件軟體：先看方案，也要看它還在不在

Superhuman Mail 的方案頁列兩個對個人開放的價位：Starter 年繳每位成員每月 25 美元、Business 年繳 33 美元，再上面是要洽談的 Enterprise；Auto Drafts、Ask AI 與 伺服器都要 Business 才有。該頁只列年繳價，月繳價格以官網為準。

Shortwave 的定價頁列三階，都以每個席位每月計價：Business 30 美元、Premier 45 美元、Max 120 美元，另有 14 天免費試用。差別寫成額度，Business 大約每天 150 到 300 次標準等級的 AI 請求、一次 AI 搜尋最多帶進 50 個信串、3 個 AI 篩選器，往上兩階是 2 倍與 6 倍用量。有沒有長期免費方案以官網為準。

第三款是反面教材：查證當天，Notion 的說明頁掛著一行公告，Notion Mail 將於 2026 年 9 月 22 日關閉。把收件匣綁在第三方軟體上，它收攤時要搬的不只是信，還有你養出來的規則。

隱私與不該交給 AI 的事

Google 的說明頁寫，Gemini in Gmail 會用你的內容產生更有用的回覆，但不用來訓練或改進模型，也不會在未經允許下儲存提示詞與輸出。有個例外：個人帳號若把資料分享給 Gemini Apps 或搜尋的 Personal Intelligence，就改照那邊的條款，可能用於訓練。

Microsoft 的資料與隱私文件寫成一句：提示詞、回覆與透過 Microsoft Graph 取得的資料，不會用來訓練基礎。Apple 則把承諾寫在運算位置上：多數情況模型在裝置上跑，複雜的請求走 Private Cloud Compute，在那裡處理的資料不會被儲存、Apple 也無法取用。

兩週試跑：怎麼確認它真的幫到你

官方頁面只寫得出功能與限制，寫不出它在你的信箱上好不好用，所以效果得你自己量。下面這套流程你自己就能跑完，要問的不是「AI 聰不聰明」，而是「同樣一週的信，我少花多少時間、有沒有漏信」。

  1. 第一天：先關來源，退訂一週內沒點開過的電子報。
  2. 第二天：只開分類，先不碰 AI，記錄一週裡分錯幾封。
  3. 第八天：再開摘要。每天挑三串長信對照原文，看有沒有漏掉條件或期限。
  4. 第十天：測草稿。連續五封信都用內建功能起稿，改超過一半代表提示詞不夠具體。
  5. 第十四天：比較兩週的處理時間與漏信次數，再決定要不要付費。

如果瓶頸其實在會議或行事曆，要調整的就不是郵件工具。

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