AI 排程與行事曆助手：找時間、排工作區塊與定時提醒

行事曆上的 AI 不會替你決定該做什麼，它省下的是比對誰有空、把待辦拖進日曆、記得在對的時間提醒自己。官網現在寫得出來的能力只有四類：找時間、自動排工作區塊、用自然語言建活動、定時提醒與排程任務。

這篇按四類逐一寫：功能在哪個產品、要哪個方案、免費層到哪裡、支援哪些行事曆，全部以 2026 年 9 月 15 日官網當天頁面為準，並附一套週一排程流程與兩段提示詞。本環境無法登入實測，只照官方說明頁寫。

AI 在行事曆上能做的四件事

先把「AI 行事曆」這個說法拆開。四件事由不同產品負責：找時間的工具不會幫你排工作，自動排區塊的也不會替你開預約頁。

• 找時間：在幾個人的行事曆之間找出共同空檔，像 Google 日曆的建議時段與 Gmail 的協助安排。
• 自動排工作區塊：把任務與專注時間變成會自己挪動的事件，像 Reclaim.ai 與 Motion。
• 用自然語言建活動：說一句「下週三下午三點看牙醫」就寫進行事曆，像 Gemini App。
• 定時提醒與排程任務：時間到了 AI 自己跑一次再把結果送給你。

找時間：建議時段、協助安排與 Outlook 的 Copilot

Google 日曆的「建議時段」要符合資格的 Google Workspace 方案才會出現：建立活動、加入邀請對象後點「建議時段」，改期時點「編輯活動」也有。說明頁列了四種看不到它的情況：用行動裝置的日曆 App、活動超過 8 小時、與會者太多、日期已過去。

Gmail 的「協助安排」是寫信時用的，需要符合資格的 Google Workspace 或 Google AI 方案。點下去，Gemini 會依雙方空檔插進一張時段卡片，預設 4 個時段、最多 20 位邀請對象。綠色代表所有人都有空，琥珀色代表至少一人有衝突。

Outlook 分兩層：沒有 Microsoft Copilot 附加授權的公司或學校帳戶，也能用 Copilot 聊天請它安排會議，官方常見問題頁寫明最多加到另外兩個人，且只在新版 Windows Outlook 或網頁版上有。它另有一個容易漏掉的開關：建立活動時打開「如果發生衝突，讓 Copilot 為我改期」，但只處理個人行程與一對一會議，加入第二位以上與會者、活動超過 5 小時或已自動改期 5 次就不動。

要讓別人直接訂你的時間，靠的是 Google 日曆的預約時段。個人帳戶或 Business Starter 可以建一個預約頁；要建多個、自動寄提醒或加最多 20 位共同主持人，需要 Google One Premium、AI Pro 或 Business Standard 以上方案。

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自動排工作區塊：Reclaim 與 Motion，Clockwise 已經收攤

先講一件會影響選擇的事：Clockwise 已經結束。官網首頁放的是收攤公告，寫著團隊加入 Salesforce、產品自 2026 年 3 月 27 日起不再提供，它建立的事件會從行事曆移除，並建議轉用 Reclaim。

Reclaim.ai 官網頁首與關於頁現在都寫著「Reclaim.ai from Dropbox」，說法是它現在是 Dropbox 的一部分。它跑在 Google 日曆或 Outlook 行事曆上，把專注時間、習慣與任務排進空檔。免費的 Lite 給 5 個 AI 代理（Agent）、1 人團隊、1 週排程範圍、1 組行事曆同步、1 條預約連結；定價頁預設年繳，Starter 每席每月 10 美元、Business 15 美元、Enterprise 22 美元。

Motion 把 AI 行事曆與專案管理放在同一個訂閱裡。定價頁預設年繳、標示省 33%：Pro AI 每席每月 19 美元、含 7,500 點 AI 額度；Business AI 29 美元、含 15,000 點。整合頁列的行事曆是 Google 日曆、Outlook 365 與 iCloud，月繳價以官網為準。

Notion Calendar 不自動排工作，而是把多個行事曆與 Notion 資料庫的日期放進同一畫面。產品頁寫明它同步 Google 日曆、Outlook 與 Apple iCloud 的行事曆，下載寫免費取得；介面語言列了 12 種，中文不在其中。

用一句話建活動，用排程任務定時提醒

Gemini App 可以建立、查詢、修改與取消行事曆活動，支援的行事曆除了 Google 日曆，還有 HONOR、OPPO、Samsung、TECNO 與 Xiaomi。要用 Google 日曆得先連結 Google Workspace 並開啟「保留活動記錄」。它做不到的事也寫在同一頁：不能替既有活動邀請與會者，也不能改地點與說明。

實際用起來有幾個細節值得先知道。提示詞裡加上 @Google Calendar 可以指定用 Google 日曆，不特別說的話活動一律建在預設行事曆，次要與共用行事曆也可以指定。查詢的問法官方頁列了幾種：今天行事曆上有什麼、明天第一場會議是幾點、上次跟某人見面是什麼時候。建錯了可以在確認通知上點復原，或開啟回覆下方連結的活動自己改；但官方寫明有些動作不能復原，例如修改活動時已經寄給與會者的通知信，而在 Gemini Live 於背景執行的情況下建立的活動也無法復原。

排程動作是另一回事：時間到了 Gemini 自己跑一次你寫好的提示詞再通知你，同時最多 10 個。官方寫明沒有 Google AI 方案時內容會提前幾小時準備好，有方案則在送達前一小時內準備。台灣官網標價是 Google AI Plus 每月 NT$165 元、AI Pro 每月 NT$650 元、AI Ultra 每月 NT$3,300 元起。

ChatGPT 的排程任務可以跑一次性或重複的工作，說明頁寫明同時啟用的任務數：免費與 Go 是 3 個、Plus 5 個、Business 與 Edu 10 個、Pro 與 Enterprise 15 個。免費帳戶只能排一次性或每天一次的任務，且只能選早上、下午、晚上這種彈性時段。

排程任務的通知要自己開：在設定的通知頁選推播、電子郵件或兩者都要，瀏覽器擋掉通知權限時 ChatGPT 會跳出提示要你允許，手機推播則要在支援的 App 裡建立任務並授權。另一種是事件觸發任務，由 Gmail、Slack 或 GitHub 的活動觸發，開放給 Plus、Pro、Business、Enterprise 與 Edu，免費與 Go 不能建立；Gmail 可以依寄件者或主旨過濾，Slack 則要把 @ChatGPT 加進每個受監控的頻道。官方也提醒，在專案裡建立的任務讀不到該專案上傳的檔案。

【建活動｜Gemini App，指定行事曆】
@Google Calendar 下週三下午三點，在信義區牙醫診所，建立一個 60 分鐘的「洗牙」活動，說明欄寫上要帶健保卡。

【找空檔｜任何已連結行事曆的助理】
列出我這週三到週五的空檔，只算上午九點到下午六點、連續 90 分鐘以上的，並標出哪幾段已經被會議切開。

【設排程任務｜ChatGPT 排程任務或 Gemini 排程動作】
每週一早上八點，整理我本週的行事曆與未完成待辦，列出三件必須完成的事、兩段可以放深度工作的空檔，以及需要我先確認的衝突。

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週一早上：讓 AI 幫你排好一週

把四類串成一套固定動作，週一早上大約十五分鐘跑完。重點不是讓 AI 決定優先順序，而是讓它把散落的待辦收成清單再放進空檔。

1. 收集：把這週要做的事集中到一個地方，Reclaim 與 Motion 都是從任務清單長出區塊的。
2. 排區塊：請助理把清單放進空檔，或交給自動排程工具，先問出可用的連續時段。
3. 處理衝突：排不進去的當場決定延後、縮短還是改期。
4. 回顧：週五看一次哪些區塊真的被用掉、哪些每次都被吃掉，不做這步下週只會重複。

角色：你是我的排程助理。以下是我這週的待辦清單與行事曆摘要。
待辦：<每行一件，標註預估時間與截止日>
行事曆：<貼上本週已排定的活動，或請助理自行讀取>
限制：工作時段為週一到週五上午九點到下午六點；每天至少留一段 90 分鐘不被打斷；週三下午不排會議。
請輸出三件事：
1. 建議時間表，每個項目寫出日期、起訖時間與理由。
2. 排不進去的項目清單，各給一個處理選項（延後、縮短、改期某場會議）。
3. 你不確定的地方，用問句列出來，不要自己假設。

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四個步驟由左到右排列。第一步收集任務：把這週要做的事集中成一份清單，來源是任務軟體、筆記，或寄給自己的一封信。第二步 AI 排區塊：請助理或自動排程工具把清單放進空檔，Reclaim 免費的 Lite 方案只有 1 週排程範圍。第三步衝突處理：排不進去的當場決定延後、縮短或改期，Outlook 的自動改期只處理個人行程與一對一會議。第四步回顧：看哪些區塊真的被用掉、哪些每次被吃掉，Gemini 排程動作同時最多 10 個、ChatGPT Plus 的排程任務 5 個。第四步之後回到第一步，把回顧發現的誤判帶進新的一輪。最後提醒：AI 只負責把清單放進空檔，排不排得下、要不要改期，最後仍然由你確認。方案與上限以 2026 年 9 月 15 日各產品官網當天頁面為準。

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交出行事曆之前，先確認三件事

行事曆是密度很高的個人資料，你去哪裡、見了誰都寫在上面。第一件是連結本身，Gemini App 要連結 Google Workspace 並開著「保留活動記錄」才能存取，設定裡可以隨時中斷。第二件是模型訓練，OpenAI 的 Google 應用程式資料控管常見問題寫著，它不會用直接來自已連結 Google 應用程式的資料訓練通用模型，例外是送出意見回饋、自己複製貼上，以及已出現在回覆的內容。

第三件是權限最小化：先在不重要的帳戶上試、只連真的需要的行事曆、把排程任務壓到最低。另外，只要助理會讀行事曆上的文字，活動標題與說明欄就是外部輸入，別人寄來的邀請可以在說明欄裡寫下針對 AI 的指令，也就是提示詞注入。先給讀取再考慮寫入。

排程任務跑出來的東西也要驗。官方寫明回應是提前準備好的，Gemini 沒有 Google AI 方案時會提前幾小時備好內容，所以摘要裡的時間與狀態不一定是你收到通知那一刻的樣子，臨時改期或新加的活動可能沒被算進去；把它當成提醒你去看行事曆的觸發點，不要當成結論。通知本身也分兩處：Gemini 在網頁版是把該排程動作的對話標成未讀，手機則是推播，依裝置設定可能出現在鎖定畫面；不想收了可以在設定裡暫停，暫停期間不會執行。

ChatGPT 的分享任務連結是另一個要小心的地方。官方說明寫著，分享出去的是任務標題、指示、排程與原始時區的快照，不含建立者姓名、對話紀錄、先前的任務結果、已儲存的記憶、自訂指示、附加檔案或已連結應用程式的憑證，收到的人用的是自己的帳戶權限；但任務標題可能出現在連結預覽裡，任何能開啟連結的人都讀得到完整的任務指示，所以指示裡不要寫健康資訊、財務細節、密碼或帳號。

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