用 ChatGPT 寫 Excel 公式與 VBA：從問題描述到可貼上的公式

「幫我寫一個公式」是很多人第一次把 ChatGPT 當 Excel AI 用的理由，也最常拿到一條貼上就報錯的公式。這篇回答的問題是：Excel 的問題要怎麼描述，它才會給出一條能直接貼上、貼上後你也知道對不對的公式。結論是三件事：先講清楚 Excel 版本與欄位並附三列範例；貼回去後用一格手算或小樣本驗證；改不掉的重複步驟才請它寫 VBA，而且先在新檔案上跑。

整篇用台灣辦公室最常卡住的六個問題示範，每一題都走「怎麼描述 → 它給的公式 → 怎麼驗證」。函數存在於哪個版本、VBA 怎麼啟用與存檔，都在 2026 年 9 月依 Microsoft 支援頁查證；ChatGPT 免費版就能問，本篇不上傳檔案，只在對話裡貼欄位與範例，把整份 Excel 交給它分析是另一篇的事。

先把問題描述成固定格式：版本、欄位、三列範例、結果放哪

它答錯的公式，多數不是函數寫錯，而是它不知道你的表長什麼樣：金額在哪一欄、第一列是不是標題、日期是真的日期還是文字。所以每一個問題都用同一個格式描述，四行就夠。

• Excel 版本：Microsoft 365，或 Excel 2016、2019、2021、2024，Windows 或 Mac。新函數只有新版才有，這一行決定它該用哪一套寫法。
• 工作表與欄位：工作表叫什麼、A 欄到 F 欄各是什麼、第 1 列是標題、資料從第 2 列開始到大約第幾列；日期欄是日期格式還是「115/08/03」這種文字。
• 三列範例資料：照著表的樣子打三列，用假名字與假金額，不要貼真實客戶資料；範例裡放一個邊界情況，例如查不到的客戶、空白的狀態。
• 結果放哪一格、長什麼樣：「在訂單工作表的 G2 放公式，往下填滿」「結果是一個數字」「查不到就顯示查無」。

本篇六個問題都用同一份假想的表，提示詞的開頭固定是：「我用 Microsoft 365 的 Excel（Windows）。訂單工作表：A 訂單編號、B 日期（日期格式）、C 客戶、D 業務、E 金額、F 狀態，第 1 列標題，資料在第 2 到 500 列；客戶工作表：A 客戶名稱、B 地區、C 業務窗口。範例：……」，後面接那一題的要求，一次只問一題。它給的公式複製到儲存格時，確認開頭有等號、沒有多出前後的引號。

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問題 1 到 3：跨表查找、多條件加總、日期差與民國年

問題 1，跨表查找。要求寫成：「在訂單工作表 G2 放公式，用 C 欄的客戶名稱到客戶工作表 A 欄找同名的列，回傳那一列 B 欄的地區，找不到顯示查無。」Microsoft 365 它會給 =XLOOKUP(C2,客戶!$A$2:$A$500,客戶!$B$2:$B$500,"查無")。四個參數依序是：要找的值 C2、去哪一欄找、找到後回傳哪一欄、找不到時顯示什麼；後兩個範圍用 $ 鎖住，往下填滿時才不會跟著位移。Excel 2016 與 2019 沒有 XLOOKUP，要它改寫成 =IFERROR(INDEX(客戶!$B$2:$B$500,MATCH(C2,客戶!$A$2:$A$500,0)),"查無")：MATCH 找出客戶在第幾列，INDEX 回傳那一列的地區，最後的 0 代表完全相符，IFERROR 把找不到時的錯誤值換成「查無」。驗證：挑一個客戶，自己到客戶工作表翻它的地區對一次；再填一個不存在的客戶名，確認出現查無而不是 #N/A；明明有卻查無，多半是一邊的名稱尾巴多了空白，先用 TRIM 清掉。

問題 2，多條件加總。要求：「算出業務是小美、狀態是已出貨、日期在 2026 年 8 月的金額合計，放在 I2。」它會給 =SUMIFS(E:E,D:D,"小美",F:F,"已出貨",B:B,">="&DATE(2026,8,1),B:B,"<"&DATE(2026,9,1))。第一個參數是要加總的欄，後面每兩個一組：檢查哪一欄、條件是什麼；日期條件用「大於等於 8 月 1 日」與「小於 9 月 1 日」兩組夾出整個月，比用文字寫月份穩。SUMIFS 從 Excel 2016 就有，新舊版寫法相同。驗證：對訂單工作表開自動篩選，把業務、狀態、日期篩成同樣的條件，選取 E 欄篩出來的儲存格，看視窗底部狀態列的加總是不是同一個數字；再把條件改成一個不存在的業務名，結果應該是 0。

問題 3，日期差與民國年。台灣的表常見 B 欄是「115/08/03」這種民國年文字，先轉成真正的日期才能算。要求：「B 欄是民國年文字，格式固定是三位年、兩位月、兩位日，用斜線分隔；在 G2 轉成西元日期。」它會給 =DATE(LEFT(B2,3)+1911,MID(B2,5,2),MID(B2,8,2))：LEFT 取前三個字的民國年加 1911，兩個 MID 分別取月與日，DATE 把三個數字組成日期。年只有兩位的「99/12/31」用這條會錯；年月日長度不固定時，Microsoft 365 可以要它改用 =LET(p,TEXTSPLIT(B2,"/"),DATE(INDEX(p,1)+1911,INDEX(p,2)*1,INDEX(p,3)*1))，TEXTSPLIT 先照斜線切成三段，LET 把切好的結果取名 p 重複使用，乘以 1 是把文字變成數字。日期差不用函數：=C2-B2 就是相差的天數，Microsoft 支援頁自己也這樣建議；要整月數用 =DATEDIF(B2,C2,"M")，支援頁同時提醒 DATEDIF 的 MD 單位可能算錯，不要用它算零頭的天數。驗證：G2 顯示一個五位數而不是日期，是儲存格格式沒設成日期；天數挑一組自己算，例如 2026 年 8 月 1 日到 9 月 13 日是 43 天，公式要給 43。

問題 4 到 6：去重與分組、依條件標色、把手動步驟寫成 VBA

問題 4，去重與分組。要求：「在 H 欄列出 C 欄不重複的客戶，I 欄放每個客戶的金額合計。」Microsoft 365、Excel 2021 與 2024 它會給 H2 放 =UNIQUE(C2:C500)，這條會自動往下溢出成一整欄清單；I2 放 =SUMIFS($E$2:$E$500,$C$2:$C$500,H2) 再往下填滿。要挑出符合條件的整列，則是 =FILTER(A2:F500,F2:F500="待出貨","沒有符合的列")，第三個參數是空結果時顯示的字，支援頁說沒給它而結果是空的會出現 #CALC!；溢出範圍的下方有東西擋著會出現 #SPILL!，把那幾格清空就好。舊版沒有這兩個函數，替代做法是先把 C 欄複製到另一張工作表，資料 → 移除重複項目得到不重複的客戶清單（支援頁提醒這會永久刪掉資料，所以才先複製），再用同一條 SUMIFS 算每個客戶的合計。驗證：I 欄全部加總要等於 E 欄全部加總，差一筆就是有客戶名稱不一致，例如多一個全形空白。

問題 5，依條件標色。這題不是儲存格公式，是設定格式化的條件用的公式，描述時要說清楚：「選取 A2 到 F500，狀態不是已出貨而且日期距今超過 30 天的整列標成淺紅色。」它會給 =AND($F2<>"已出貨",TODAY()-$B2>30)，操作是常用 → 設定格式化的條件 → 新增規則 → 使用公式決定要格式化哪些儲存格，貼上公式後設定填滿色。重點在 $F2 這種「鎖欄不鎖列」的寫法：欄前面有 $、列前面沒有，Excel 才會替每一列各自檢查自己的 F 欄與 B 欄；寫成 $F$2 就會整張表看同一格。找重複的訂單編號也是同一招：=COUNTIF($A$2:$A$500,$A2)>1。驗證：先只選前 10 列做小樣本，把其中一列的狀態改成已出貨，顏色應該立刻消失，改回來再出現；支援頁說這種規則的公式必須回傳 TRUE 或 FALSE，所以也可以把公式貼到空白格看它是哪一個。

問題 6，把重複的手動步驟寫成 VBA 巨集。適合的情境是每週都要做同一串動作：把訂單工作表狀態是待出貨的列複製到新工作表、依日期排序、在最後一列加總金額。描述時把步驟按順序寫成清單，一步一句，寫明工作表與欄位，然後加三句要求：「寫成一個 Sub，每一行加中文註解說明在做什麼；不要刪除或覆蓋任何現有的工作表；找不到工作表時顯示訊息並停止。」它回覆的程式碼從 Sub 開始、End Sub 結束，接下來照這五步貼進去。

1. 開一個新的空白活頁簿，把訂單工作表複製一份進去當測試資料；巨集先在這個新檔案上跑，不碰原檔。
2. 按 Alt+F11 開啟 Visual Basic 編輯器（Mac 從功能表 工具 → 巨集 → Visual Basic 編輯器 進），功能表 插入 → 模組，把程式碼貼進右邊的白色視窗。
3. 回到 Excel，檔案 → 另存新檔，存檔類型選「Excel 啟用巨集的活頁簿 (*.xlsm)」；存成一般的 .xlsx 時 Excel 會跳出提示，按「是」就存成沒有巨集的活頁簿，剛貼的程式碼就不見了。
4. 執行：開發人員索引標籤 → 巨集 → 選名稱 → 執行。開發人員索引標籤預設是隱藏的，到檔案 → 選項 → 自訂功能區，在主要索引標籤勾選「開發人員」。
5. 看結果對不對：新工作表的列數要等於原表篩選待出貨的列數，最後一列的金額合計要等於用 SUMIFS 算出來的數字。

安全性有三件事。第一，巨集設定在檔案 → 選項 → 信任中心 → 信任中心設定 → 巨集設定，保持預設的「使用通知停用所有巨集」，開啟含巨集的檔案時上方會出現安全性警告列，自己寫的檔案再按「啟用內容」；不要改成「啟用所有巨集」，支援頁註明這會讓危險的程式碼直接執行。第二，Windows 版 Office 預設會封鎖從網路下載或郵件附件裡的巨集，開啟時看到的是「安全性風險」而不是啟用內容按鈕；這是保護，支援頁說不確定那些巨集在做什麼，直接把檔案刪掉就好。第三，不要執行你看不懂的巨集，支援頁也明寫除非確定知道巨集在做什麼否則不要啟用：貼之前先要它逐行解釋，看到 Kill、Delete、SaveAs、Shell、開啟其他檔案這類字眼，問清楚它在動哪個檔案，不確定就不要跑；支援頁明寫巨集做的事不能復原。

閱讀完整文字說明

上排六個步驟由左到右用箭頭串起。步驟 1 描述格式：寫 Excel 版本、工作表與欄位、三列範例資料、結果放哪一格。步驟 2 提示：一次只問一題。步驟 3 公式：要它給純文字的公式並說明每個參數。步驟 4 貼上：確認開頭有等號、沒有多出引號。步驟 5 驗證：一格手算、小樣本。步驟 6 追問修正：把錯誤訊息與那一格的內容原封不動貼回去問；驗證不過就從步驟 6 回到步驟 3。中間六格對應正文的六個問題。問題 1 跨表查找：XLOOKUP，舊版 INDEX 加 MATCH；驗證是挑一個客戶手動翻表對一次，填不存在的名字看是否顯示查無。問題 2 多條件加總：SUMIFS，日期條件用區間夾住整個月；驗證是自動篩選後看狀態列的加總，改成不存在的業務名結果應為 0。問題 3 日期差與民國年：DATE 加 LEFT、MID，民國年加 1911；新版可用 LET 加 TEXTSPLIT，天數直接相減；驗證是顯示五位數表示沒設日期格式，自己算一組天數。問題 4 去重與分組：UNIQUE 加 SUMIFS、FILTER；舊版先複製一份再用資料的移除重複項目；驗證是分組合計的總和等於整欄總和。問題 5 依條件標色：設定格式化的條件加 AND、COUNTIF，$F2 這種鎖欄不鎖列的寫法讓每一列各看自己那一列；驗證是小樣本改一格看顏色是否切換。問題 6 手動步驟寫成 VBA：按 Alt+F11，插入模組貼上程式碼，存成 .xlsm，先在只有測試資料的新檔案上跑，不碰原檔；驗證是列數與金額合計都對回公式的結果。最下方兩個橫條。版本分界：XLOOKUP、FILTER、UNIQUE、LET 要 Microsoft 365 或 Excel 2021、2024 才有，TEXTSPLIT 支援頁只列 Microsoft 365 與 2024；Excel 2016、2019 改用 INDEX 加 MATCH、移除重複項目、LEFT 加 MID，SUMIFS、DATEDIF、ASC 從 2016 起新舊版通用。安全提醒：公式先在副本上試，VBA 先在只有測試資料的新檔案上跑通，巨集執行後不能復原；給它的範例資料用假名字與假金額，真實客戶名單不要貼進對話，看不懂的巨集不要執行。2026 年 9 月查證。

版本差：哪些函數只有新版有，舊版怎麼寫

它預設用最新的函數寫，你沒說版本，公式在同事的 Excel 2019 上打開就是 #NAME?。下面以 Microsoft 支援頁各函數的「適用於」欄位為準。

• XLOOKUP：Microsoft 365、Excel 2021、2024；支援頁明寫 Excel 2016 與 2019 沒有。舊版改用 INDEX 加 MATCH，或 VLOOKUP（支援頁提醒它只能由左往右找，要找的欄必須在範圍最左邊；最後一個參數填 FALSE 或 0 才是完全相符）。
• FILTER、UNIQUE：Microsoft 365、Excel 2021、2024。舊版改用自動篩選、資料 → 移除重複項目。
• LET：Microsoft 365、Excel 2021、2024。舊版把重複的算式直接展開，或加一欄輔助欄先算中間結果。
• TEXTSPLIT：支援頁只列 Microsoft 365 與 Excel 2024，沒有 2021。舊版用 LEFT、MID、FIND 組合，問題 3 的第一條公式就是這種寫法。
• SUMIFS、DATEDIF、ASC：支援頁的適用版本都從 Excel 2016 起，新舊版通用；沒列在這裡的函數以各自的支援頁為準。

新版存的檔在舊版 Excel 打開，Microsoft 支援頁說這些函數會顯示 #NAME? 而不是結果，建議換成舊版有的函數，或把公式換成算出來的值（複製 → 選擇性貼上 → 值）。要跟用舊版的人共用檔案，最省事的做法是在提示詞裡寫：「請給兩個版本，一個用 Microsoft 365 的函數，一個只用 Excel 2016 就有的函數。」

台灣特有的資料清理：民國年、全形數字、單位與空白

從公文系統、網路銀行或別人手打的表匯進來的資料，常常長得像數字但 Excel 當它是文字，加總永遠是 0。民國年的轉法在問題 3；其他三種也各有一條公式，描述時把原始格式原樣打給它看，例如「E 欄的金額長這樣：１２，３００元」，它才知道要拿掉哪些字。

• 全形數字與英文：=ASC(E2) 把全形字轉成半形，支援頁列的適用版本從 Excel 2016 起；轉完還是文字，再包一層 =VALUE(ASC(E2)) 或乘以 1 才是數字。
• 「元」「,」與空白：=VALUE(SUBSTITUTE(SUBSTITUTE(ASC(E2),"元",""),",",""))，每個 SUBSTITUTE 拿掉一種字；前後的半形空白用 TRIM，全形空白 TRIM 拿不掉，要用 SUBSTITUTE(E2,"　","")，引號裡打一個全形空格。
• 整欄已經是文字型的數字：不用公式也行，選取整欄後按儲存格旁邊的錯誤檢查圖示 → 轉換成數字；或另開一欄放 =VALUE(E2) 往下填滿，再複製那一欄 → 選擇性貼上 → 值貼回去；支援頁列的就是這兩種做法。

清完之後用新欄計算、把原欄隱藏，不要把結果貼回原欄蓋掉原始資料，轉錯還有得救。整份表每一欄都要清的話，直接上傳檔案請它處理比一條一條公式快，那是另外兩篇的範圍。

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常見錯與驗證：它假設了你沒有的東西

貼回去出錯，八成是這四種。

• 引用錯欄：你說金額在 E 欄，它寫成 D 欄；或者你的表其實從第 3 列開始，它從第 2 列算，把標題算進去出現 #VALUE!。對法：把公式裡每個欄字母對回自己的表念一遍。
• 絕對與相對參照：往下填滿之後只有第一格對。看公式裡該鎖住的範圍有沒有 $；編輯公式時選取那段範圍按 F4，會在四種鎖法之間切換。
• 它假設了你沒有的欄位：例如它自己加了一欄「月份」再用那一欄算，或假設客戶名稱不會重複。回覆裡出現你沒提過的欄名、工作表名，就是它在補設定，要它只用你列出的欄位重寫。
• 資料型態：日期其實是文字、數字其實是文字，公式沒錯但結果是 0 或 #VALUE!；先用上一節的方法清理，再回來貼公式。

驗證固定三個動作：一格手算（挑一列自己算，對公式的結果）、小樣本（前 10 列複製到新工作表跑一次，眼睛看得完）、邊界值（空白、查不到、金額為 0 的列各放一列進範例）。錯了就把錯誤訊息與那一格的內容原封不動貼回去追問：「G5 顯示 #N/A，C5 的內容是『大安店 』，客戶工作表 A 欄有『大安店』」，它會看出尾端的空白。追問時同一個對話問到底，它記得你的欄位；開新對話就要把描述格式再貼一次。它給的公式再順也只是根據你的描述推測，跟它說的其他事一樣要查。

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