上傳 PDF、Excel 給 ChatGPT：分析、摘要與抓重點

把一份 PDF 或 Excel 拖進 ChatGPT，然後問「幫我整理重點」，是很多人第一次覺得它真的有用的時刻，也是最容易被它帶錯方向的時刻。這篇回答的問題是：檔案上傳到底能傳什麼、怎麼問才會抓到重點、它看不到什麼。結論是三句話：文字型的 PDF 與乾淨的試算表它讀得好，掃描檔與合併儲存格它讀不好；先問檔案的結構再問細節，要它附頁碼或儲存格；數字類的結論一定自己抽查一格。搜「PDF AI」找工具的人，先把這三句話記住，比換工具有用。

整篇的檔案類型、大小與數量上限、保存期限與訓練規則，都在 2026 年 9 月依 OpenAI help center 查證。讀完你會用三個台灣情境把這件事練熟：租屋合約 PDF 找押金與提前解約條款、信用卡帳單 PDF 抓出年費與分期利息、社團收支 Excel 算每月結餘並找出可疑的一筆；也會知道它出錯時長什麼樣子，以及合約與帳單上傳前該先遮掉哪些個資。

怎麼上傳：三種方式、能傳什麼、上限在哪

網頁版與手機 App 的做法一樣：按輸入框左邊的「+」，選「加入照片與檔案」（Add photos & files），從電腦或手機挑檔案；網頁版也可以把檔案直接拖進輸入框，或把複製的圖片貼上；手機 App 按「+」之後可以直接開相機，把紙本合約或帳單拍下來上傳。帳號有開放連接器的話，「+」選單裡還能從 Google Drive、OneDrive、SharePoint 挑檔案。

• 支援的類型：help center 列出 XLSX、XLS、CSV、TSV、DOCX、PPTX、PDF、TXT，以及 JSON、XML、YAML、Markdown 這類文字檔；圖片支援 PNG、JPEG 與非動態 GIF。Google 文件（.gdoc）不支援，要先另存成 DOCX 或 PDF。
• 單檔大小：任何檔案最大 512 MB；文字與文件類每個檔案最多 200 萬 token；CSV 與試算表大約 50 MB 以內，視每一列的大小而定；圖片每張最大 20 MB。
• 數量：免費版每天 3 個檔案，官網說尖峰時段可能再調低；付費方案是每 3 小時最多 80 個檔案，Go 的說法是上限比免費版高，確切數字以官網為準。一個對話能放幾個檔案，官網說依上傳類型、模型與方案而異，沒有寫死。
• 檔案庫（Library）：上傳過的檔案會存進 Library 方便重複使用，容量免費版 500 MB、Go 4 GB、Plus 20 GB、Pro 100 GB。

免費版一天 3 個檔案的意思是：租屋合約、帳單、收支表各傳一次就用完了。同一個對話裡追問不用重傳，所以把要問的事在同一個對話裡問完；要反覆用同一批檔案，可以放進專案（Projects）。

ChatGPT 新手入門：註冊、免費與付費差別、第一個對話

ChatGPT Projects：把檔案、指令與對話收在一個工作區

PDF：摘要、找條款、比對兩份

ChatGPT 讀 PDF 的方式是把檔案裡的數位文字抽出來，圖片一律丟掉；只有 Enterprise 方案有讀 PDF 內嵌圖片的 Visual Retrieval，個人方案都沒有。所以判斷一份 PDF 讀不讀得好，只看一件事：用滑鼠能不能在 PDF 裡選取文字。房仲或代書用 Word 轉出來的合約、銀行 App 下載的電子帳單，都是文字型，讀得好；影印後掃描的合約、手機拍的帳單照片存成的 PDF，裡面只有圖片，它抽不到字，回答會是空的或亂編的。

租屋合約的用法。上傳後第一句先問：「這份合約有幾條、各條標題是什麼？先不要解讀。」確認它讀到了全文，再問：「押金幾個月、提前解約的違約金怎麼算、修繕責任怎麼分，每一項都附條號與頁碼。」拿到答案後翻到它說的那一條核對，條號對不上就是它在編。比對兩份合約（例如房東改過的新版）就把兩份一起上傳，問：「以第一份為準，列出第二份新增、刪除、改了金額或天數的條文，做成表格。」

信用卡帳單的用法一樣。先問：「這份帳單有哪些區塊、消費明細有幾筆？」再問：「找出年費、分期付款利息、循環利息、逾期費用這幾項，各是多少錢、在哪一頁。」要看兩個月的變化就上傳兩份帳單，請它列出金額差最大的五筆。帳單裡的表格如果是圖片，它同樣看不到，改用下一段的做法。

掃描檔怎麼辦。help center 明白寫著，圖片型的表格、掃描檔與版面複雜的檔案，它可能無法可靠抽出正確數值。有三條路：一是用手機 App 直接拍照上傳，圖片輸入可以辨識照片裡的文件，但只適合一兩頁，而且要它先逐字念出金額，再核對每個數字；二是先用手機的掃描功能或掃描 App 做文字辨識（OCR），存成有文字層的 PDF 再上傳；三是把關鍵段落自己打字貼進對話。

Excel／CSV：它會寫程式讀，能算能畫

試算表跟 PDF 走的是不同的路。上傳 XLSX 或 CSV 後，ChatGPT 會啟動官網叫做「資料分析」（Data analysis，舊稱 Advanced Data Analysis）的功能：它不是用眼睛看表格，而是寫 Python 程式在一個 Jupyter 環境裡執行，把檔案讀成資料表再計算。上傳完它會先秀出一張可以捲動的互動表格，右上角的雙箭頭可以放大看全部欄列；圖表方面長條、折線、圓餅、散佈四種可以切換成互動圖表，直方圖、盒鬚圖、熱圖這些也畫得出來，只是靜態的。這個功能免費版也能用，只是額度比付費方案緊。

拿一份社團收支表示範，欄位是日期、項目、類別、收入、支出、經手人。先問：「這份表有哪些欄位、共幾列、日期從哪天到哪天？有沒有空白或格式不一致的儲存格？」它會順手告訴你日期有兩種寫法、金額欄有幾格是文字。接著問：「依月份算收入、支出、結餘，做成表格並畫折線圖。」再問：「列出支出金額最大的十筆，以及同一天同金額重複出現的列，附列號。」最後問：「把類別為餐飲的列加總，並列出你用了哪些列。」這四個問題涵蓋了它最擅長的四件事：總和、分組、找異常、畫圖。兩張表（例如上下學期各一份）一起上傳，它會依共同的欄位合併後再算。

官網對試算表的建議只有一句：欄名清楚、一列一筆資料。第一列是標題、每一欄只放一種東西、金額欄不要夾雜「約」「元」這類文字，它算出來的結果就穩；表頭佔了三列、右邊另外放一塊備註的那種表，先另存一份乾淨的再傳。

ChatGPT 資料分析：上傳 CSV 讓它跑程式畫圖表

提問模板：先問結構，再針對問，最後要出處

不管是 PDF 還是試算表，會出錯的提問幾乎都是同一種：檔案一上傳就問「幫我分析」。下面分成 5 步依序做，每一步都在同一個對話裡進行，免費版一天 3 個檔案的額度才不會白花。

1. 第 1 步，先問結構：「這份檔案有哪些章節或欄位、共幾頁或幾列？先列出來，不要分析。」它列的東西跟你打開檔案看到的對不上，就是沒讀到全文，先解決這個問題再往下。
2. 第 2 步，針對問並限定範圍：「只看第 5 條到第 8 條」「只用 2026 年 1 到 6 月的列」。範圍越窄，答案越準，也越不容易被太長的檔案截斷影響。
3. 第 3 步，要出處：PDF 要它附條號與頁碼，試算表要它附列號或儲存格位置，例如「每個數字後面標它來自哪一列」。沒有出處的結論不要直接用。
4. 第 4 步，要算法：數字類的問題加一句「列出你怎麼算的：篩選條件、相加的是哪幾列」。它會把程式邏輯用白話寫出來，你才有東西可以核對。
5. 第 5 步，抽查：打開原檔，挑一條條款、一格數字對一次。對得上再往下問，對不上就把錯的地方指給它看，要它重算。

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左側五個步驟由上往下用箭頭串起。步驟 1 上傳：按「+」加入照片與檔案、拖進輸入框或手機拍照；免費版每天 3 個檔案，同一個對話裡追問不用重傳。步驟 2 先問結構：問「有哪些章節或欄位、共幾頁或幾列？先不要分析」，列出來的跟原檔對不上，就是沒讀到全文。步驟 3 針對問：限定範圍，例如只看第 5 條到第 8 條、只用 1 到 6 月，一次問一件事，範圍越窄答案越準。步驟 4 要出處與算法：PDF 附條號與頁碼，試算表附列號或儲存格，數字要它寫出篩選條件與相加的是哪幾列。步驟 5 抽查：打開原檔，對一條條款、一格數字，對不上就指出來要它重算，或重傳乾淨的檔案。右上的框列出能傳什麼與上限：類型有 XLSX、XLS、CSV、TSV、DOCX、PPTX、PDF、TXT、JSON、XML、Markdown，圖片支援 PNG、JPEG、非動態 GIF，Google 文件（.gdoc）不支援；單檔最大 512 MB，文字與文件類每檔最多 200 萬 token；CSV 與試算表約 50 MB 以內，圖片每張最大 20 MB；免費版每天 3 個檔案，付費方案每 3 小時最多 80 個；Library 容量免費版 500 MB、Go 4 GB、Plus 20 GB、Pro 100 GB；刪掉對話後檔案 30 天內刪除，暫時對話的檔案最多保留 30 天；一個對話能放幾個檔案與 Go 的確切上限以官網為準。右下的框列出它看不到的東西：合併儲存格只有左上角那格有值，其餘讀成空白；PDF 內嵌圖、掃描頁、截圖裡的文字一律丟掉；太長的檔案只有前段進上下文視窗，其餘靠搜尋撈片段；兩種日期寫法、帶逗號的金額會被當成文字；出錯的樣子是頁碼對不上、引用找不到的句子、總和不對；掃描檔先做 OCR，或拍照上傳並要它逐字念出來核對；個人方案都是文字型讀取，讀 PDF 內嵌圖片只有 Enterprise 有。最下方的提醒：隱私方面到個人頭像、Settings、Data Controls 關掉 Improve the model for everyone，合約遮姓名、身分證字號、地址，帳單遮卡號再上傳；抽查方面數字類的結論要它列出算法，自己打開原檔對一格，條號、頁碼對不上就是它在編，要它重讀。2026 年 9 月查證。

它看不到的東西，以及出錯時長什麼樣子

下面四種情況它不會報錯，只會給你一個看起來很合理的答案。

• 合併儲存格：程式讀試算表時，合併過的儲存格只有左上角那一格有值，其餘都是空白。「類別」欄用合併儲存格做成分組標題的表，分組加總會把後面的列全歸到空白類別。上傳前取消合併並往下填滿，或直接告訴它「A 欄的空白代表跟上一列相同」。
• 圖片裡的文字：PDF 內嵌的圖片、掃描頁、Word 裡貼的截圖，在文字型讀取下全部被丟掉。它會根據前後文猜圖裡寫什麼，這是幻覺最常出現的地方。
• 太長的檔案：單檔上限是 200 萬 token，但能一次讀進上下文視窗的只有前面一部分，剩下的會放進搜尋索引，問到相關內容時才撈片段回來；help center 用 Enterprise 版說明了這個機制，個人方案沒有公布確切數字。症狀是後半本的條款「找不到」或答得很籠統，做法是拆檔、指定頁數範圍，或先請它列目錄再逐章問。
• 格式混雜：日期同時有「2026/1/5」與「1 月 5 日」兩種寫法、金額欄有逗號或全形數字，程式會把它們當成文字，月份分組與加總就會漏掉那些列。第 1 步問結構時要它順便檢查格式，就是為了這個。

出錯的樣子通常有四種：條號或頁碼對不上原檔、引用了一段原檔裡找不到的文字、總和跟你用計算機加起來的不同、把表頭那一列當成資料算進去。看到任何一種，把錯的地方指出來要它重讀，或開新對話重傳乾淨的檔案。

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隱私：存多久、會不會拿去訓練、上傳前先遮什麼

上傳的檔案跟著那個對話一起保存；刪掉對話後，檔案會在 30 天內從 OpenAI 的系統刪除。Library 跟對話分開管理：刪對話不會刪掉 Library 裡的檔案，要另外去刪。暫時對話（Temporary chat）裡上傳的檔案不會存進帳號或 Library，但 OpenAI 基於安全理由最多保留 30 天。資料分析環境裡的檔案多久清掉，官網只說依方案不同，以官網為準。

會不會拿去訓練：個人方案（Free、Go、Plus、Pro）預設會把對話內容用來改善模型，help center 明確說內容包含上傳的檔案。關掉的方法是點個人頭像 → Settings → Data Controls，把「Improve the model for everyone」關掉，整個帳號的裝置都會套用；暫時對話在保持暫時的期間也不會拿去訓練。Business 與 Enterprise 方案預設不訓練。

• 合約：遮掉雙方姓名、身分證字號、地址、電話與簽名，留條文就好。用 PDF 編輯軟體塗黑，或列印後塗黑再拍照。
• 帳單：遮掉卡號、姓名、地址，只留消費明細與費用欄；銀行 App 通常可以只匯出交易明細。
• 收支表：把經手人姓名改成代號，帳號欄整欄刪掉再上傳。
• 別人的資料：社團成員名冊、客戶資料這類含他人個資的檔案，沒有取得同意就不要上傳。

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