Google Sheets：公式、整理與資料核對

Google Sheets 裡的 Gemini 能協助理解欄位、撰寫公式、整理資料與建立分析。本篇用三筆虛構活動報名資料練習，完成一張可核對的費用表。目標是知道公式為何得到某個數字，以及遇到空白、文字或重複資料時如何處理，不只把 AI 的答案貼進表格。把它當試算表 AI 用的前提，是每一條公式都能回頭核對。

開始前：保留原始資料

準備電腦瀏覽器、Google 試算表，以及具備相關 Gemini 功能的帳號。公司帳號另受管理設定影響，參閱小團隊導入。本篇依 2026 年 9 月 14 日官方文件整理；下列四則運算的預期值由人工核算，沒有宣稱是 Gemini 帳號的實際產出。

建立新的原生 Google 試算表。若開啟的是 Excel 檔案，先確認是否需要從檔案選單儲存為 Google 試算表，以使用對應功能。第一個分頁命名為「原始資料」，再複製為「練習」。請在練習分頁操作，讓改錯時能比對原始內容。

把以下文字貼到 A1；欄位間是定位字元，可分成欄。貼上後確認五個標題各佔一欄，金額及人數是數值。若全部擠在同一格，使用資料分欄或直接逐欄填入，不要在錯位狀態下接著計算。

姓名	類型	人數	單價	備註
甲	一般	2	300	已確認
乙	學生	1	200	已確認
丙	一般	3	300	待付款

第一步：先說明欄位，再要公式

選取資料範圍，在右上方 Ask Gemini 入口提問。若介面提供 Build「建構」面板，可用它處理較完整的表格任務，但第一個練習仍只要求解釋與單一公式。不要一次同時要求更名、排序、刪除與建立圖表，否則不容易判斷哪一步改動了資料。

目前「練習」分頁 A1:E4 是報名資料。
C 欄為人數，D 欄為每人費用，第一列是標題。
請提供放在 F2 的單筆金額公式，並解釋每個儲存格參照。
人數或單價空白時先留白，不當成零元。
再提供 F5 的合計公式。先顯示公式，不更改原始資料。
請用這三筆資料列出預期金額，讓我核對。

在 F1 填入「金額」，F2 放入下方公式，再向下填滿到 F4。將 F5 設為合計。公式中的 C2、D2 會隨向下填滿變成 C3、D3 等相對位置；如果全部固定在第二列，後兩筆就會算錯。

=IF(OR(C2="",D2=""),"",C2*D2)
=SUM(F2:F4)

預期三筆金額依序是六百、二百、九百，合計一千七百。這裡加總的是登記金額，包含待付款，不等於已收款。若要計算已收款，必須先定義付款欄位與判定規則；不能看到合計漂亮就拿去當營收。

第二步：測試公式的邊界

暫時清空 C4，F4 應留白，合計會只包含前兩筆。恢復人數後，再測試輸入文字是否出現錯誤。原始範例刻意沒有把所有錯誤都轉成零，因為那會讓錯誤資料藏在總額裡。確認試算表地區、數字和日期格式後，再決定輸入限制。

新增資料列時，也要檢查合計範圍是否涵蓋新列。常見問題不是乘法錯，而是新報名放在範圍外。可以要求 Gemini 說明延伸範圍的方式，但要自己用新增一筆、刪回測試列的操作驗證。將結果記在工作稿，比單看公式文字更容易交接。

如果不同類型對應固定價格，可另外建立費率表，再要求它提供查找公式與找不到時的處理。先測「一般」「學生」「未知」三種情況，尤其不能把未知類型默認成最便宜的價格。費率變動時保留生效日期，避免舊報名被新價格重新計算。

第三步：分類與清理文字

要把備註分成「已確認」「待付款」「需人工確認」，先在新欄建立分類結果。提供明確規則：只有文字直接寫明已確認才歸到該類，意思不清楚保留人工確認。不要讓模型依姓名、語氣或猜測的背景判斷付款狀態。

請依 E2:E4 的原文，在新欄提出狀態分類建議。
只允許「已確認」「待付款」「需人工確認」。
原文未明確寫出前兩種狀態時，使用「需人工確認」。
列出原文、建議分類與理由；先不要覆寫 E 欄。
重複姓名先標記，不刪除，因為可能是同名或追加報名。

檢查建議後才套用到新欄。需要統一拼寫或空白時，先列出受影響列數，再確認是否符合預期。對照原始分頁看總列數有沒有改變，避免清理資料時把不同人的報名合併。涉及客戶或學生資料，先使用去識別的練習副本。

第四步：圖表和 Build 面板

把每種類型的人數彙總後，再要求建立圖表。此範例一般共五人、學生一人；圖表的縱軸應是人數，不是報名筆數，也不是金額。先核對摘要表的單位，再檢查圖表標題及標籤，三種數據都合理不代表可以互換。

若使用 Build 面板，請先把「保留原始分頁、分析範圍、要產生的新分頁」寫清楚。有計畫或來源確認步驟時先閱讀，再讓它繼續；需要停止就使用面板中的停止控制，並檢查已完成的修改。完整任務產生後仍要用前面的一千七百與六人驗收。

常見問題

「公式出現解析錯誤？」先看貼上內容是否含全形符號、彎引號或換行，再核對該試算表地區設定的參數分隔符號。保留原始錯誤訊息和儲存格位置，請 Gemini 針對同一公式修正，不要直接改成固定答案。

「為什麼畫面上的總額和口頭摘要不同？」檢查篩選、隱藏列、公式範圍及摘要採用的資料版本。請它列出所用儲存格與計算過程；需要人確認的差異應保留，不能只選較好看的數字。

「AI 能把整張表清理好嗎？」先在副本測試並定義哪些欄不能改。分類、去重和合併各有不同判準，三者應分開驗收。若需定期批次處理，可以接著學API 文件工具，但仍需保存來源和驗證規則。

「沒有 Gemini 按鈕還能做練習嗎？」本篇公式可直接在 Sheets 輸入，仍能完成核算；Gemini 入口則另查帳號資格。這有助於區分表格本身的計算問題與 AI 功能尚未開放。

完成後的檢核

接著可以閱讀 Gmail、Docs 與 Slides、API 檔案與 JSON，把本篇的操作接到下一個工作流程。

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