WooCommerce 出貨工作流：通知、明細與列印

當店裡只有一個人，看到新訂單信就開始包貨似乎很方便；一旦有人協助揀貨，或付款與物流分開處理，就容易發生兩人包同一單、未付款先交寄、改地址後還印舊單等問題。

出貨工作流應讓每張訂單都有明確的下一步和負責人。以下以 WooCommerce 訂單、OrderNotify 通知及 PDF 單據為例，整理從接單到交寄的檢查方式。通知可協助提醒，實際出貨仍需有人核對商品與物流紀錄。

為訂單狀態建立店內作業定義

先用一張表寫下待付款、保留中、處理中與完成各由誰接手。WooCommerce 的處理中通常表示已收到款項、等待履行訂單；保留中則可能仍待確認付款。實際金流外掛和貨到付款的流程還要另外核對，不能只看名稱就判定可以交寄。

在倉庫端再記錄待揀貨、已包裝、已交寄等作業資訊，並指定管理方式。如果採用外掛增加出貨狀態，確認它如何連動原有通知與金流，不能把自訂的「已出貨」當成所有 WooCommerce 商店都內建的選項。

每天開始揀貨前先篩選可處理的訂單，查看付款備註、地址變更與取消需求。挑出的單號形成當日工作清單，由同一人分派；遇到缺貨或金額不符，放入待處理清單並寫原因，避免下一位同事重複追查。

用 OrderNotify 設定適合的通知規則

OrderNotify for WooCommerce 由 WP 開發日常提供，可依訂單事件設定 LINE 通知及資料欄位。舊的 LINE Notify 已於 2025 年 3 月 31 日結束服務，目前應查看 Messaging API 與官方帳號的設定文件，不沿用舊 Token 教學。

依開發者文件完成官方帳號、Messaging API 憑證與 LINE Login 設定，再讓顧客帳號建立所需綁定。後續通知需要可識別的收件對象；顧客只在備註寫 LINE 暱稱，並不代表網站已取得能推播的識別資料。

新增規則時分別選事件、條件、通知方式和內容。例如包裹交寄後才寄追蹤資訊，等待付款時只說明付款步驟。物流外掛提供的門市或追蹤欄位，要從支援的參數選取，再以測試訂單確認，不直接複製其他商店的變數名稱。

1. 先畫出要通知的事件與收件者，區分顧客與工作人員。
2. 完成憑證及帳號綁定，用測試帳號建立一條簡單規則。
3. 加入必要單號與狀態資訊，核對收件者及動態欄位。
4. 觸發測試事件並查看推播紀錄，再逐條增加其他情境。

為通知失敗與重送留下處理方式

LINE 推播會涉及官方帳號的訊息額度，方案與地區有關，超過可發送上限可能回傳錯誤。估算時把顧客通知和管理員通知都算進去，檢查當月用量；外掛授權費不能視為已包含所有 LINE 訊息費。

管理員提醒宜指定收件人，內容放單號、待辦事項與需登入的後台入口。不要把完整地址與電話廣播給商店官方帳號的所有好友。顧客通知則保留必要交易資訊，讓未綁定或封鎖帳號的顧客仍能透過訂單信和會員頁查詢。

測試同一訂單重複變更狀態、人工重送和物流重複回報的結果。建立通知紀錄與交寄紀錄兩欄：訊息重送不應讓倉庫重新包貨，通知未成功也不應把已交寄訂單誤判為尚未出貨。

分清楚訂單明細、包裝單與其他文件

WP Overnight 的 PDF Invoices & Packing Slips for WooCommerce 可從訂單管理頁下載或批次產生 PDF 明細與包裝單，也能設定特定通知附上文件。先確認所需功能屬於基本外掛或額外方案，再安裝一套符合工作流的工具。

內部揀貨需要商品編號、規格、數量和訂單編號；隨貨包裝單則可能需要收件人與商品清單。贈禮訂單若不適合讓收件者看到價格，應選擇合適版型並實際檢查，不能只把檔名改成包裝單就認為金額已隱藏。

PDF 文件名稱含 Invoice，不足以證明已完成台灣電子發票開立。需要電子發票時，另外確認採用服務、開立資料和作廢折讓流程。物流託運標籤也要依承運商或整合工具產生，普通地址明細不能代替可交寄的託運單。

列印前驗收中文、資料和文件權限

在文件設定中填妥商店資訊、紙張尺寸與所需欄位，用中文姓名、長地址、多項商品及不同規格建立測試文件。中文缺字時查看外掛提供的 Unicode 或 CJK 字型擴充，不能以網頁顯示正常推論 PDF 也會正常。

先下載 PDF 檢查分頁、數量與金額，再用實際印表機試印。確認縮放不會裁掉單號，雙面列印不會把兩位顧客的單據混在一起。批次列印時保留訂單範圍與份數，重印另外標記，減少重複包裝。

WP Overnight 的文件連結有登入與開放連結等權限選項。需要給倉庫使用時，先安排必要帳號權限；不要為了方便就讓持有連結的人都能讀取顧客文件。下載檔案和紙本也應限定保管位置，交接完成後依店內規則整理。

把異動、交寄和例外納入每日收尾

顧客修改地址或取消部分商品後，重新比對訂單與待出貨文件，收回舊紙本再印新版。外掛可能保留文件建立時的商店資料，版型更新也不一定改動既有文件；先確認當次文件內容，不為了統一外觀批次重建歷史單據。

包裝完成時覆核商品規格、件數、收件人和配送方式，交寄後再回填可查證的託運編號。若拆成兩箱或部分出貨，記錄各箱內容與剩餘項目，避免一個完成狀態掩蓋尚未交付的商品。

每日收尾對照可出貨清單、實際交寄清單與例外清單，追查有列印卻未交寄、有交寄卻缺通知的項目。用一筆改地址、一筆缺貨與一筆通知失敗的情境演練交接，確認任何接班者都知道下一步要做什麼。

設定 WooCommerce 訂單信與驗收寄送

整理配送區域與運費規則

• 教學
• 軟體與 App
• 架站與電商
• WooCommerce